Cases

Agenda Management gjort dagsordenproduksjonen langt mer effektiv. Systemet er intuitivt og enkelt å bruke, og det er fin flow i prosessen fra å danne dagsordener til å publisere referater. Samtidig kan en dagsorden opprettes på ti sekunder, hvor det tidligere kunne ta ti minutter, fordi hver enkelt sak skulle hentes inn fra Word.

Som bank blir det stilt store krav til vår IT-sikkerhet. De krav kan vi innfri med FirstAgenda. 

Med FirstAgenda slipper vi omfattende papirhåndtering og seige forretningsganger - og det er en av de største fordelene ved løsningen. Nå har vi stor fleksibilitet og kan komme med rettelser helt frem til deadline, uten å være nervøse for om alle har mottatt de siste endringer. 

I dag får våre styremedlemmer den informasjonen de trenger på en helt enkel måte. De kan alltid finne eldre dokumenter frem igjen, og vi sparer raskt en halv dag på forberedelsene. Dessuten sparer vi store mengder papir.

FirstAgenda har gitt økonomiske og tidsmessige besparelser i administrasjonen, fordi vi ikke lenger skal printe og sende møtedokumentene ut til styremedlemmene før møtene. Vi har også markant færre som ringer inn fordi de ikke kan finne de riktige dokumenter eller har spørsmål til materialet.

Før vi brukte FirstAgenda til møter var papirbunken til ett enkelt møte ofte høyere enn 30 cm. Derfor var jeg nødt til å reise frem og tilbake med kofferter fylt med papir og rønkenbilder. I dag har jeg alt på iPaden, og det er en enorm lettelse. 

Alle er glade for skiftet. Vi testet tre eller fire andre møteverktøy, men vi vendte stadig tilbake til FirstAgenda. Her har vi større frihet, og det er god verdi for pengene. Det er intuitivt og enkelt å bruke, og derfor var det en fornøyelse å lære kolleger å bruke det. 

Jeg var veldig overrasket over hvor raskt det gikk å implementere systemet. Det gikk under to måneder fra vi bestemte oss for å bruke FirstAgenda Prepare, til de første politikerne brukte det til regionsrådsmøtene 

Funksjonen med å ha oversikt over taletiden er et god hjelpemiddel for møteledelsen, hvilket også gjelder den digitale voteringen. Det er veldig enkelt for møtelederen å kunne se resultatet etter endt votering, og det hjelper også protokollen. Men det mest overraskende for meg som utvalgssekretær var hvor enkelt forslagene ligger klart. Det fungerer så bra. 

De forskjellige funksjonen var svært tiltalende, herunder ikke minst talerlisten, som lignet den vi var vant til fra byrådssalen, samt den digitale voteringen, som holder styr på ulike medlemmene.

Vi visste at integrasojnen mellom FirstAgenda og Agenda Publication ville være rask og enkel, og da vi så hvor godt Publication fungerte på andre kommuners nettsider, var det en enkel beslutning å ta. 

Det går utrolig raskt å publisere en dagsorden gjennom Publication, og vi kan med det samme se om en dagsorden er lagt riktig opp på nettsidene våre. Før kunne vi sitte og vente i flere timer for å se om alt var gjort riktig. 

Muligheden for å abonnere gjør det enklere for den enkelte innbygger å følge med i kommende møter og viktige vedtak. Det er en funksjon vi alltid har vært glade for. 

Løsningen er brukervennlig og intuitiv, og den skaper en god opplevelse for våre innbyggere. Det er ingen tvil om at vi med Agenda Publication har trådd inn i en ny tidsalder. 

Det har utvilsomt vært en agil prosess fra start til slutt. Det tok ikke lang tid fra det øyeblikket vi spurte inn til muligheter om den nye funksjonen, til FirstAgenda begynte arbeidet med å understøtte våre behov. 

Vi i Husleietvistutvalget har ganske andre prosesser enn kommuner og fylkeskommuner, men Prepare har fungert veldig bra for å forberede møtedeltakere til møter med mye dokumentasjon. Vi fikk også raskt på plass tilpasninger i løsningen sammen med FirstAgenda.

Det som har fungert aller best var at vi ikke trengte å bruke masse tid på opplæring. Vi har ikke ressurser til å kjøre tung opplæring, så derfor var det positivt og viktig for oss at systemet var så intuitivt og enkelt å komme i gang med.

Live krevde litt øvelse i oppstarten, men vi opplever å få god støtte av FirstAgenda når vi har spørsmål. Under selve møtet har det krevd litt tilvenning for oss i sekretariatet i starten, men når vi er skikkelig satt inn i det, vet vi det lønner seg i lengden.