Smidig migrering og full kontroll: Syddjurs kommune tok steget til å bli EU-vert

I over fem år har Syddjurs kommune brukt FirstAgenda å håndtere sakslister og referater. Som en del av å fremtidssikre oppsettet sitt, har kommunen valgt å flytte dataene sine til FirstAgenda til en ren europeisk hostingløsning hos Binero. Det er et ønske om å ha kontroll over dataplassering og eierskap i en ny geopolitisk æra.

Et bevisst valg for full kontroll

Beslutningen om å flytte data til en europeisk lokasjon handlet ikke om den tekniske usikkerheten i deres tidligere oppsett for Syddjurs kommune. Globale skyløsninger oppfyller ofte de høyeste internasjonale sikkerhetsstandardene, men i det nåværende geopolitiske klimaet ønsket kommunen å eliminere all usikkerhet om dataplassering og eierskap utenfor EU. Det var en beslutning tatt ut fra due diligence og et ønske om å forenkle informasjonssikkerhetsfortellingen – oppnå full åpenhet og unngå komplekse datakjeder og leverandørrelasjoner.

Jon Badstue Pedersen, IT- og digitaliseringssjef i Syddjurs kommune, forklarer at det er en bevisst prioritering:

« For oss gir det en viktig trygghetsfølelse at data er i Europa. Selv om de globale løsningene er teknisk solide, ligger det en stor signalverdi i at systemene våre innbyggere og politikere bruker er plassert på kjente steder og med transparente datastrømmer. Det gjør historien mye enklere når vi kan peke på vårt europeiske oppsett og vite at vi har tatt posisjon i verden vi befinner oss i. »

Migrasjon: Små støt i en ellers stram tidsplan

For Syddjurs kommune var det avgjørende at flyttingen ikke forstyrret det politiske arbeidet. Selve flyttingen var planlagt til en helg i slutten av juni, så den falt rett etter det siste politiske møtet før sommerferien.

Selv om datamigrering alltid innebærer kompleksitet, gikk prosessen stort sett som planlagt. Tidsplanen ble forsinket med noen timer, noe som minner oss om at IT-prosjekter av denne størrelsen sjelden er helt uten mindre justeringer underveis, men for brukerne gikk overgangen knirkefritt.

« Det var en veldig håndterbar øvelse for oss. Vi hadde en stram slagplan sammen med FirstAgenda , og selv om vi var noen timer etter skjema, påvirket det ikke sluttresultatet. Da brukerne våre kom tilbake fra ferie, måtte de bare logge inn på nytt for første gang – det var i utgangspunktet den eneste endringen de opplevde .»

— Jon Badstue Pedersen, IT- og digitaliseringssjef i Syddjurs kommune

Kommunikasjon og synlig sikkerhet

For å sikre en god opplevelse for rådsmedlemmer og ledere, ble kommunikasjonen holdt kort og konsist. Ledelsessekretariatet sendte to meldinger til rådsmedlemmene: En om den planlagte nedetiden i helgen, og en om hvordan man logger seg på det nye miljøet.

Endringen har blitt godt mottatt i organisasjonen. Det handler ikke bare om GDPR og tekniske spesifikasjoner, men også om den psykologiske tryggheten ved å vite nøyaktig hvor dataene befinner seg.

« Det at man som politiker nå ser et EU-ikon når man logger inn er kanskje teknisk sett en liten ting, men det betyr noe for forståelsen av sikkerhet. Det viser at vi forholder oss til verden vi lever i og tar stilling til hvor vi plasserer våre mest sensitive data. »

— Jon Badstue Pedersen, IT- og digitaliseringssjef i Syddjurs kommune

Fremtidssikker og klar for neste agenda

For Syddjurs kommune var det et bevisst valg å bytte til europeisk hosting basert på sunn fornuft, GDPR og datasikkerhet, samt den nåværende geopolitiske situasjonen. Ved å plassere dataene sine sikkert på svenske servere har kommunen sikret full åpenhet overfor både omverdenen og folkevalgte. Nå som migreringen er fullført, kan organisasjonen legge de strategiske hensynene bak seg og fokusere på det det hele handler om: den politiske prosessen og en god møteopplevelse.