Transportstyrelsen har styrket produksjonen av digitale møter

I nesten tre år har Transportstyrelsen brukt FirstAgenda Management og FirstAgenda Prepare for utarbeidelse av sakslister og møtereferater. Dette har gjort det enklere å administrere møteforberedelsene – og samtidig har møtedeltakerne samlet all møteforberedelsen sin på ett sted. 

I 2022 valgte applikasjonssjef Henriette Spang, sammen med resten av Transportstyrelsen, å si farvel til sine manuelle møteprosesser. De trengte en mer effektiv og automatisert håndtering av møteproduksjonen sin. Ifølge Henriette Spang var et viktig krav her at det kunne skapes samhandling med Trafikstyrelsen. sak/arkiv-system , WorkZone, og derfor endte valget opp på FirstAgenda hvor de valgte modulene Management og Prepare . 

«Da vi lette etter et verktøy for å administrere møteproduksjon, var det viktig at verktøyet kunne kommunisere med de andre systemene våre. Med FirstAgenda Management kan vi sitte direkte i vår sak/arkiv-system , WorkZone, og forberede og rapportere punktene til agendasamlerne. Agenda-samlerne kan deretter finjustere agendaen før de publiserer selve agendaen til møtedeltakerne med et enkelt klikk.

Alt på ett sted

Før Transportstyrelsen implementerte FirstAgenda Som deres primære møteverktøy ble store deler av møteforberedelsene gjort manuelt. Her ble agendaene samlet og sendt ut som PDF-er via e-post til møtedeltakerne. I dag blir møtedeltakerne automatisk varslet når agendaen deres er klar. FirstAgenda Prepare . Ifølge Henriette Spang er dette en stor fordel for møtedeltakerne, som alltid har den nyeste versjonen av agendaen tilgjengelig.

« Før vi fikk FirstAgenda Prepare , møtemateriellet ble sendt ut via e-post. Hvis det ble gjort endringer i etterkant, måtte vi sende en ny e-post, og dette kunne ofte skape stor forvirring blant møtedeltakerne om hvilken agenda som var den nyeste. I dag har de samlet møtemateriellet sitt på ett sted, og de har alltid den nyeste versjonen av agendaen tilgjengelig. «

— Henriette Spang, applikasjonssjef, Transportstyrelsen

Samtidig gir det møtedeltakerne muligheten til å søke på tvers av møter. Ifølge Henriette Spang gjør dette det enkelt å møte deltakerne dersom de for eksempel ønsker en spesifikk avgjørelse.

«Møtedeltakerne våre er generelt veldig entusiastiske over FirstAgenda Prepare . Her har de en tydelig oversikt over agendaer, notater, markeringer og om de har delt kommentarer med noen av de andre møtedeltakerne. I tillegg har de også muligheten til å søke i møtematerialet. Dette betyr at de ikke trenger å kontakte en sekretær hvis de for eksempel ønsker en spesifikk avgjørelse. Alt er samlet i samme system.» 

Sikkerhet fremfor alt annet

I tillegg til å gjøre det enklere for møtedeltakerne, har det ifølge Henriette Spang også blitt enklere for sakslisteinnsamlere når de skal frigi sakslister og referater. Der det tidligere var behov for lange e-postlister, trenger de bare å publisere på ett sted, noe som ikke bare letter den praktiske arbeidsmengden, men også bidrar til økt sikkerhet. 

« Når våre sakslisteinnsamlere trenger å frigi møtemateriell, trenger de bare å gjøre det på ett sted. I tillegg til at de ikke trenger å håndtere en lang rekke e-postkorrespondanser, sørger vi også for at dataene våre forblir i vår sak/arkiv-system . Så når vi må sende inn til Riksarkivet, vil vi ha dataene våre .»

— Henriette Spang, applikasjonssjef, Transportstyrelsen

Nært samarbeid med FirstAgenda

Et av kravene da Henriette Spang og Trafikstyrelsen lette etter en møteløsning var også en lett tilgjengelig og dansktalende support. Ifølge Henriette Spang har dette i stor grad vært tilfelle med FirstAgenda . Hun opplever høy grad av både kompetent og imøtekommende støtte når hun av og til støter på tekniske utfordringer. 

«Jeg har alltid opplevd veldig imøtekommende støtte – og dette gjelder både telefonhenvendelser og hvis vi skriver via e-post. De er ekstremt hjelpsomme og gjør alltid det lille ekstra for å få oss til målet vårt, og vi har generelt sett et veldig godt samarbeid.» 

Generelt sett opplever Henriette Spang et nært og tillitsfullt forhold til FirstAgenda . Her understreker hun både at deres erfaringer og behov kontinuerlig følges opp, men også at de er involvert i selve utviklingen av løsningen. 

« Jeg tror vi har et veldig godt forhold til FirstAgenda . Vi blir kontinuerlig varslet så snart nye produktoppdateringer er tilgjengelige, og vi holder en rekke statusmøter der vi har mulighet til å dele våre erfaringer med løsningen. På denne måten bidrar vi også til å generere ideer og er dermed involvert i selve utviklingen av FirstAgendas produkter, og det synes jeg er veldig flott. "

— Henriette Spang, applikasjonssjef, Transportstyrelsen