PH Absalon har effektivisert og profesjonalisert møteprosessene sine.

Når PH Absalon arrangerer styremøter, ledermøter og møter i et stort antall av sine ulike utvalg, bruker de FirstAgenda Prepare som sitt primære møteverktøy. Her har de mulighet til å samle og distribuere møteforberedelsene på én plattform - til stor fordel for både møtedeltakere og agendasamlere.

Da Høgskolen Absalon begynte å bruke FirstAgenda Prepare i 2018, var det i håp om å styrke og effektivisere møteprosessene. De trengte et verktøy som gjorde det mulig å samle og distribuere møteforberedelsene på en sikker måte. Etter å ha testet FirstAgenda Prepare i en rekke styre- og ledermøter, var de ikke i tvil om valget av fremtidig møteverktøy, forteller sekretariatsleder Nanna Ferslev:

"Det var generelt stor tilfredshet med FirstAgenda Prepare - både blant styre- og direksjonsmedlemmer, men også blant agendasamlerne. Det er en fleksibel og brukervennlig plattform som gjør forberedelsene enkle for både møtedeltakere og agendasamlere - og som bidrar til å profesjonalisere både forberedelsene og gjennomføringen av møtene våre." 

I tillegg til å profesjonalisere møtene bidrar FirstAgenda Prepare også til å effektivisere møteprosessen. Hun påpeker for eksempel at det er blitt mye enklere å være agendasamler.

Foragendasamlere har det blitt mye enklere å distribuere møtemateriell. Vi har alt på én plattform, og herfra kan vi raskt og enkelt legge til ytterligere møtemateriale uten å forstyrre møtedeltakerne - de finner ganske enkelt den oppdaterte versjonen på FirstAgenda Prepare .

- Nanna Ferslev Sekretariatsleder, PH Absalon

Ifølge Nanna Ferslev har også møtedeltakerne nytte av møteverktøyet. 

"De har hele agendaen og tilhørende dokumenter på FirstAgenda Prepare , og kan gjøre både markeringer og notater, samtidig som de kan dele kommentarer med andre møtedeltakere. Dette bidrar til at alle kommer godt forberedt til møtene." 

Selv om FirstAgenda Prepare var et nytt bekjentskap for mange i Absalon da de implementerte løsningen i 2018, var det likevel flere styremedlemmer som kjente til møteverktøyet. Noe Nanna Ferslev ser på som en stor fordel.

"Vi har flere eksterne styremedlemmer som bruker FirstAgenda Prepare til møter her i Absalon, men som også bruker løsningen i kommunale eller regionale organisasjoner. Det at de bare bruker samme plattform for alle møtene sine, gjør det superenkelt for dem.

Med sikkerhet i fokus

Før PH Absalon tok i bruk FirstAgenda Prepare ble dagsorden sendt ut til møtedeltakerne via e-post i forkant av møtene. Hvis det senere ble gjort endringer i møtematerialet, ble det sendt ut e-post på nytt - en prosess Nanna Ferslev er glad for å se er erstattet av FirstAgenda Prepare : 

"Med FirstAgenda Prepare har vi fått et ekstremt fleksibelt møteverktøy. Mens vi tidligere sendte ut møtemateriell manuelt via e-post, er alt nå samlet på én plattform. Agendasamlerne forbereder og publiserer agendaen med bare noen få klikk, og møtedeltakerne finner alltid den nyeste versjonen på ett sted." 

Nanna Ferslev mener at i tillegg til at det er blitt enklere for møtedeltakerne, siden de ikke lenger trenger å lete i innboksen sin for å finne møtematerialet, er det også et viktig sikkerhetsaspekt ved å samle forberedelsene på FirstAgenda Prepare . 

"Når vi tidligere sendte ut møtemateriell via e-post, var vi avhengige av sikkerheten til mottakerens e-postkonto. Det betydde at vi egentlig ikke hadde noen kontroll over sikkerheten til møtematerialet. Med FirstAgenda Prepare er sikkerheten skjerpet betraktelig, og det gir oss en enorm trygghetsfølelse når vi bruker det."

Basert på brukernes ønsker 

Med mer enn fem års erfaring med FirstAgenda Prepare som sitt primære møteverktøy har PH Absalon hatt mulighet til å følge utviklingen av løsningen. Og spesielt i forbindelse med utviklingen av møteverktøyet har Nanna Ferslev lagt merke til at utviklingen har tatt utgangspunkt i brukernes ønsker.
  

I løpet av deårene vi har brukt FirstAgenda Prepare , har vi kunnet se den utviklingen som har funnet sted. Det er veldig tydelig at det ofte er brukernes ønsker som er utgangspunktet for de endringene og tilleggene som gjøres. Det er flott at det er en utviklingsorientert løsning og at det faktisk lyttes til brukernes ønsker.

- Nanna Ferslev, sekretariatsleder, PH Absalon

Samtidig understreker Nanna at de i tillegg til å få den nødvendige hjelpen til å rulle ut løsningen, alltid kan få konkrete svar på spørsmålene sine.

"Det er noen år siden vi begynte å jobbe med FirstAgenda, og det er generelt et veldig godt samarbeid. Det er alltid lett å komme i kontakt med dem, og det er alltid rask og konkret hjelp å få - både fra kundeansvarlig og support, noe som betyr mye."