När energibolaget Energi Viborg förbereder sina styrelsemöten är det med mötesverktyget FirstAgenda Prepare till hands. På så sätt har ordförandeskapet möjlighet att få en överblick över styrelseärendena innan de släpps till styrelseledamöterna, som sedan kan börja sina förberedelser.

År 2022 ersatte Holtålen kommun i Norge sina manuella mötesprocesser med mötesverktygen FirstAgenda Prepare och FirstAgenda Live . Förutom att göra det betydligt enklare att distribuera sitt mötesmaterial har de också kunnat konsolidera förberedelserna, organisationen och efterbehandlingen av sina möten på ett ställe - och med en direkt integration till sitt EDRMS-system, Elements.

Förutom sina olika kommittéer använder de FirstAgenda Prepare som sitt primära mötesverktyg. Här har de möjlighet att samla och distribuera sina mötesförberedelser på en enda plattform - till stor nytta för både mötesdeltagare och agendasamlare.

Som landets 6:e största kommun är det många möten - och därmed också dagordningar och mötesprotokoll att hålla reda på. Därför beslutade Esbjerg kommun redan 2012 att ersätta de fysiska pappershögarna med det digitala mötesverktyget FirstAgenda Prepare - ett val de är glada över att ha gjort.

Live krävde lite övning i uppstarten, men vi upplever att vi får bra stöd från FirstAgenda när vi har frågor. Under själva mötet krävdes det lite tillvänjning för oss i sekretariatet i början, men när vi väl har kommit in i det ordentligt vet vi att det lönar sig i längden.

Det har definitivt varit en agil process från början till slut. Det tog inte lång tid från det att vi frågade om möjligheten till den nya funktionen till det att FirstAgenda började arbeta för att stödja våra behov.

Lösningen är användarvänlig, intuitiv och skapar en fantastisk upplevelse för våra medborgare. Det råder ingen tvekan om att vi med FirstFirstAgenda Publication har gått in i en ny tidsålder.

Möjligheten att prenumerera gör det enklare för enskilda personer att hålla koll på kommande möten och viktiga beslut. Det är en funktion som vi alltid har varit nöjda med.

Att publicera ett sammanträde via Publication går otroligt snabbt och vi kan direkt se om sammanträdeshandlingarna har lagts upp korrekt på hemsidan. Tidigare kunde vi sitta i timmar och vänta på att det skulle komma in.

Vi visste att integrationen mellan FirstAgenda och FirstAgenda Publication skulle gå snabbt och enkelt, och när vi såg hur väl Publication fungerade på andra kommuners webbplatser var det ett enkelt beslut.

De olika funktionerna var mycket tilltalande, inte minst talarlistan, som liknade den vi var vana vid från kommunfullmäktigesalen, och den digitala omröstningen som håller reda på de olika ledamöterna.

Vi har gått från att skicka mötesmaterial till externa mötesdeltagare på krypterade USB-minnen per post till att kunna hantera allt via Prepare. Detta har haft en mycket positiv inverkan på arbetsflödet.

Det är särskilt positivt när det finns nya mötesdeltagare, då vi snabbt kan ge dem tillgång till materialet via Prepare.

Jag blev väldigt förvånad över hur snabbt systemet implementerades. Det tog mindre än två månader från det att vi beslutade att använda FirstAgenda Prepare till dess att de första politikerna använde det för regionfullmäktiges möten.

Alla är nöjda med bytet. Vi testade tre eller fyra andra mötesverktyg, men vi kom hela tiden tillbaka till FirstAgenda Prepare. Vi har större frihet och det är bra valuta för pengarna. Det är intuitivt och enkelt att använda, så det var ett nöje att utbilda vår personal i att använda det.

Innan vi använde FirstAgenda för möten var pappershögen för ett enda möte ofta mer än 30 centimeter hög. Så jag var tvungen att resa fram och tillbaka över Stora Bält med en resväska full av papper och röntgenbilder. Idag har jag allt på min iPad, vilket är en enorm lättnad.

FirstAgenda har inneburit ekonomiska och tidsmässiga besparingar för administrationen, eftersom vi inte längre behöver skriva ut och skicka ut möteshandlingar till nämnderna före mötena. Vi har också betydligt färre personer som ringer in för att de inte hittar rätt dokument eller har frågor om materialet.

Idag får våra styrelseledamöter den information de behöver på ett mycket enkelt sätt. De kan alltid hitta äldre dokument igen, och vi sparar snabbt en halv dag på förberedelserna. Vi sparar också mycket papper.

Med FirstAgenda behöver vi inte längre hantera omfattande pappersarbete och stelbenta affärsprocesser - och det är en av de största fördelarna med lösningen. Nu har vi stor flexibilitet och kan göra korrigeringar ända fram till deadline utan att behöva oroa oss för om alla har fått de senaste ändringarna.

FirstAgenda Management har gjort produktionen av dagordningar mycket effektivare. Systemet är intuitivt och enkelt att använda, och processen från att skapa möten till att publicera protokoll flyter smidigt. Samtidigt kan ett möte skapas på 10 sekunder, där det tidigare kunde ta 10 minuter eftersom de enskilda punkterna måste importeras från Word.

Det är enkelt att skapa, ta bort och återställa möten i Management, och det blir bara bättre ju fler kollegor vi ansluter till lösningen. Vi har även skapat mötesmallar via Management så att fler av våra användare snabbt kan komma igång med att boka nya möten.