Danska trafiksäkerhetsverket har ökat produktionen av digitala möten

I snart tre år har danska Trafiksäkerhetsstyrelsen använt FirstAgenda Management och FirstAgenda Prepare för att ta fram dagordningar och mötesprotokoll. Det har gjort det enklare att hantera mötesförberedelserna - och samtidigt har mötesdeltagarna samlat alla sina mötesförberedelser på ett och samma ställe. 

Redan 2022 bestämde sig Application Manager Henriette Spang tillsammans med resten av danska trafiksäkerhetsverket för att säga adjö till sina manuella mötesprocesser. De behövde en mer effektiv och automatiserad hantering av sin mötesproduktion. Enligt Henriette Spang var det ett stort krav att de kunde interagera med Trafiksäkerhetsverkets EDRM-system, WorkZone, och därför valde de FirstAgenda, där de valde modulerna Management och Prepare. 

"När vi letade efter ett verktyg för att hantera mötesproduktionen var det viktigt att verktyget kunde prata med våra andra system. Med FirstAgenda Management kan vi sitta direkt i vårt EDRM-system, WorkZone, och förbereda och rapportera punkterna till agendasamlarna. Agendasamlarna kan sedan finjustera agendan innan de släpper agendan till mötesdeltagarna med ett enda klick."

Allt samlat på ett ställe

Innan den danska trafiksäkerhetsmyndigheten implementerade FirstAgenda som sitt primära mötesverktyg gjordes mycket av mötesförberedelserna manuellt. Dagordningarna samlades in och skickades ut som PDF-filer via e-post till mötesdeltagarna. Idag får mötesdeltagarna automatiskt ett meddelande när deras agenda är klar i FirstAgenda Prepare. Enligt Henriette Spang är detta en stor fördel för mötesdeltagarna, som alltid har den senaste versionen av agendan tillgänglig.

"Innan vi fick FirstAgenda Prepare skickades mötesmaterialet ut via e-post. Om ändringar behövde göras var vi tvungna att skicka ut ett nytt mejl, vilket ofta skapade stor förvirring bland mötesdeltagarna om vilken agenda som var den senaste. Idag har de sitt mötesmaterial samlat på ett ställe och har alltid den senaste versionen av agendan tillgänglig."

- Henriette Spang, Application Manager, danska vägtransportmyndigheten

Det gör det också möjligt för mötesdeltagarna att söka mellan olika möten. Enligt Henriette Spang gör detta det enkelt för mötesdeltagarna att till exempel söka efter ett specifikt beslut.

"Våra mötesdeltagare är generellt sett mycket entusiastiska över FirstAgenda Prepare. Här har de en tydlig överblick över sina agendor, anteckningar, kommentarer och om de har delat kommentarer med någon av de andra mötesdeltagarna. Dessutom har de möjlighet att söka i hela mötesmaterialet. Det innebär att de inte behöver kontakta en sekreterare om de till exempel letar efter ett specifikt beslut. Allt finns i samma system." 

Säkerhet framför allt

Enligt Henriette Spang har det inte bara blivit enklare för mötesdeltagarna, utan även för dagordningsförfattarna att publicera dagordningar och protokoll. Där det tidigare behövdes långa mailinglistor behöver de nu bara publicera på ett ställe, vilket inte bara underlättar det praktiska arbetet utan också bidrar till ökad säkerhet. 

"När våra agendasamlare behöver publicera mötesmaterial behöver de bara göra det på ett ställe. De slipper inte bara en massa e-postkorrespondens, utan vi ser också till att våra uppgifter finns kvar i vårt EDRM-system. Så när vi måste lämna över till Riksarkivet har vi våra data kvar."

- Henriette Spang, Application Manager, danska vägtransportmyndigheten

Nära samarbete med FirstAgenda

Ett av kraven när Henriette Spang och Færdselsstyrelsen letade efter en möteslösning var lättillgänglig och dansktalande support. Enligt Henriette Spang har detta i hög grad varit fallet med FirstAgenda. Hon upplever en hög nivå av både kompetent och tillmötesgående support när hon ibland stöter på tekniska utmaningar. 

"Jag har alltid upplevt supporten som mycket välkomnande - både på telefon och via e-post. De är extremt hjälpsamma och gör alltid det lilla extra för att vi ska komma i mål, och vi har helt enkelt en väldigt bra arbetsrelation." 

Henriette Spang upplever överlag en nära och förtroendefull relation med FirstAgenda. Hon betonar att deras erfarenheter och behov kontinuerligt följs upp, men också att de är delaktiga i själva utvecklingen av lösningen. 

"Jag tycker att vi har en riktigt bra kontakt med FirstAgenda. Vi får löpande information så fort det kommer nya produktuppdateringar och vi har ett antal statusmöten där vi får möjlighet att dela med oss av våra erfarenheter av lösningen. På så sätt hjälper vi också till att generera idéer och är därmed involverade i själva utvecklingen av FirstAgendas produkter, och det tycker jag är riktigt trevligt"

- Henriette Spang, Application Manager, danska vägtransportmyndigheten