Spar en stor del av din mötestid

Mindre organisation, råd, nämnd eller styrelse

Enkelt att skapa möten och användarvänlig förberedelse

Även om du har en mindre styrelse eller organisation är behovet av en användarvänlig möteslösning där mötesmaterial enkelt kan distribueras och deltagarna kan förbereda sig detsamma.

En färgad triangel
Grafisk illustration av en dagordning som skapas i FirstAgenda Prepare

Samlat mötesmaterial

Ikon med en mapp och en penna

Med vår digitala möteslösning får du allt ditt mötesmaterial i ett system, så att både du och dina mötesdeltagare slipper hålla reda på mötesdokument i en e-postinkorg.

Versionering av möten

Ikon med en skärm och en smiley

Du kan enkelt ersätta dina nya versioner av de uppladdade filerna och skicka den nya versionen av mötet till mötesdeltagarna. Alla kommer alltid att ha samma version av mötet och dokument. På så sätt fattar ingen beslut baserat på föråldrade uppgifter.

Protokoll och arkivering

Ikon med ett förstoringsglas och en stjärna

Att föra protokoll är inte allas favorituppgift - och det finns ofta flera sätt att göra det på. Därför kan det vara bra att ha en flexibel lösning som gör det enkelt att granska, men också att ta ut protokollet ur systemet och antingen publicera det eller spara det i sitt eget arkiv som en PDF.

Skärmdump av en delad kommentar på en iPad i FirstAgenda Prepare

Samarbete

Ikon med en mapp och en röd penna

Möjligheten att göra markeringar och dela kommentarer med andra mötesdeltagare stärker den interna kommunikationen före mötet och säkerställer en mer effektiv organisation av mötet. 

Förberedelser och historia

Ikon med en skärm och en smiley

I inkorgen och på det digitala skrivbordet är det lätt att tappa greppet om förberedelserna och det kan vara svårt att hitta historiken. Med möteslösningen kan du organisera dina förberedelser och enkelt hitta tidigare möten, beslut och anteckningar

Användarvänlighet ökar effektiviteten

Ikon med ett förstoringsglas och en röd stjärna

Kanske har du bara 4-8 möten per år där du behöver en digital möteslösning. Det innebär att användarvänlighet blir en viktig faktor så att du kan fokusera på de beslut som behöver fattas

Översikt över funktionerna i FirstAgenda's mötessvit

Som en mindre organisation eller styrelse rekommenderar vi att du använder vår huvudmodul FirstAgenda Prepare.

Nedan får du en snabb överblick över funktionerna i FirstAgenda Prepare. Du kan också enkelt se funktionerna i de andra produkterna om du inte tror att Prepare kan täcka alla dina behov

Logotyp för FirstAgenda Prepare

    • Enkelt att skapa möten

    • Versionering av dagordningar/dokument

    • Skicka för granskning

    • Hantering av konfidentiellt material

    • Användarrättigheter på olika nivåer

    • Godkännandefunktion

    • ADFS-inloggning (SSO)

    • Förberedelsesverktyg

    •  Sök igenom möteshandlingar

    • PDF-generering på dagordnings-, artikel- och dokumentnivå

    • Automatisk radering av möten

    • Webbapp + iPadOS-app

    • Integration till ärendehanteringssystem (SBSYS, GetOrganized, KMD Nova, Acadre MM, Public 360, Fujitsu Edoc, Elements, etc.)

    Läs mer om Prepare

Logotyp för FirstAgenda Management

    • Mallar för flera nivåer

    • Upprättning av mötesrader

    • Fastställande av tidsfrister

    • Översikt över uppgifter och mötesprocess

    • Samarbete på punktnivå

    • Integration med ärendehanteringssystem (Workzone, Workpoint, IMS Case)

    • Integration till Prepare

    • Användarrättigheter på olika nivåer

    • Webb-app

    Läs mer om Management

Logotyp för FirstAgenda Live

    • Närvarohantering

    • Automatiskt inkallning av ersättare

    • Användarrättigheter på flera nivåer

    • Hantera förslag både före och under mötet

    • Hantering och registrering till talarlistor både före och under mötet

    • Genomför omröstningar

    • List-, a/b- och sluten omröstning

    • Automatisk generering av protokoll

    • Presentationsvisning

    • Jävsbedömning

    • Integration till Prepare

    • Integration till ärendehanteringsystem (Element)

    Läs mer om Live

Logotyp för FirstAgenda Publication

    • Offentliggörande av dagordningar och protokoll

    • Anpassad styling

    • Prenumerera på dagordningar/protokoll

    • Integrerad iFrame eller fristående webbplats

    •  Sök igenom möteshandlingar

    • Ladda ner som PDF

    • Möjlighet att begränsa åtkomst

    • Gruppering av instanser

    • Tidsstyrd publicering

    Läs mer om Publication

Hör det från våra kunder

"Idag får våra styrelseledamöter den information de behöver på ett mycket enkelt sätt. De kan alltid hitta äldre dokument igen, och vi sparar snabbt en halv dag på förberedelserna. Vi sparar också mycket papper."

- Michael Skov, Senior Advisor, Movia

Blå cirkel med en pil och en länk till alla ärenden

Säkerhet

Ikon med ett hänglås och ett rött nyckelhål

Konfidentiellt material

Om du skickar ut material via e-post är det lätt att inkludera material som kan innehålla personligt identifierbara uppgifter eller hamna i fel persons inkorg.
Du kan eliminera detta problem genom att behålla materialet i möteslösningen, där du också kan avmarkera enskilda personer på både punkt- och bilagsnivå för att säkerställa att materialet endast ses av rätt personer.

Ikon med ett hänglås och en röd människoikon

Användarhantering

För att upprätthålla effektiviteten är det viktigt att ha struktur och en tydlig rollfördelning. På Prepare skiljer vi på de olika rollerna och vilka rättigheter varje roll har. På så sätt får era användare tillgång till exakt det de behöver och inte mer.

Ikon med en bärbar dator och ett rött hjärta

GDPR-kompatibel

När du använder FirstAgendas lösningar kan du vara säker på att du följer GDPR-reglerna. På FirstAgenda inser vi vikten av att våra kunders data finns i en säker miljö i Europa och att all kommunikation är krypterad.

FirstAgenda har levererat digitala möteslösningar sedan 2011

Möten som hållits i Prepare

Användare

200+

97%

Av de danska kommunerna använder Prepare

Styrelser

46k+

500k+

Läs mer om större organisationer och styrelser

Blå cirkel med en pil och en länk för att läsa mer om lösningen för större organisationer och styrelser

Få en presentation av FirstAgenda's mötessvit

Ta kontakt med Aleksander

Aleksander Pedersen

+ 45 24 48 47 89
alp@firstagenda.com

Bild på Aleksander, chef för försäljning och partnerskap