Management tillhandahåller digital möteshantering

För flera år sedan brukade medarbetarna i Region H skapa sina dagordningar i ett stort Word-dokument. Det var en tidskrävande process som ofta innebar en fullständig revidering av dokumentet om bara en enda punkt behövde ändras.

"Vi klippte och klistrade våra dagordningar i Word på den tiden, men sedan kom FirstAgenda Management, vilket politikerna i Region Hovedstaden tyckte var smart. Vi behövde dock ett system som kunde visa mötena på politikernas iPads, och eftersom FirstAgenda Management är sömlöst integrerat med FirstAgenda Prepare var det ett snabbt beslut. Management uppfyllde våra krav och kunde implementeras inom vår korta tidsfrist", säger Lena Fredensborg, utskottssekreterare i Region Hovedstaden i Danmark.

Funktioner och integrationer för helt digital möteshantering 

Det dagliga arbetet med mötesplanering har fått en rejäl ansiktslyftning sedan FirstAgenda Management, Workzone och FirstAgenda Prepare har anslutits i regionen.

"Det är enkelt att skapa, ta bort och återställa möten i Management, och det blir bara bättre ju fler kollegor vi ansluter till lösningen. Vi har också skapat mötesmallar via Management så att fler av våra användare snabbt kan börja boka nya möten", säger Lena Fredensborg.

"Integrationerna till flera system är bra att ha eftersom vi använder Workzone och FirstAgenda Peprare i vår organisation och Management är kopplat till dem. Jag skulle nästan säga att det är ett måste. Det finns ett flöde hela vägen genom de olika systemen, och det är nästan en hel produktsvit när de arbetar tillsammans på det här sättet", säger Birger Rytcher Andersen, projektledare på Region H.

"Det har varit ett utmärkt samarbete med människorna bakom FirstAgenda Management, både då och nu. Det har definitivt också varit en fördel för oss att det nu har blivit en produkt med ett eget liv som uppdateras kontinuerligt. Systemet är relativt enkelt och lätt att uppgradera när nya versioner släpps."

- Birger Rytcher Andersen, IT-chef

Utvecklingen av lösningen ligger i linje med regionen 

Den faktiska implementeringen såg väldigt annorlunda ut då än den gör idag, eftersom Region H var en av de första kunderna som använde Agenda Management. Då var det ett skräddarsytt system för enskilda kunder, men sedan dess har det utvecklats till en fristående prenumerationslösning.

"Det har varit ett utmärkt samarbete med FirstAgenda, både då och nu. Det har säkert också varit en fördel för oss att det nu har blivit en produkt med ett eget liv som uppdateras kontinuerligt. Systemet är relativt enkelt och lätt att uppgradera när nya versioner släpps", förklarar Birger Rytcher Andersen, IT-chef på Region H.

"Vi hade ett mycket nära samarbete med FirstAgenda och de gjorde ett fantastiskt jobb med att ge våra arbetsflöden ny energi. Vid den tidpunkten försökte vi pressa in våra befintliga arbetsflöden i lösningen. Det var förmodligen inte det bästa beslutet, men vi var lite uppbundna i vår ände. Nu behöver vi dock uppgradera, eftersom nya möten ständigt produceras och lösningen är lika mycket i bruk som den är", avslutar Lena Fredensborg.

Det fortsatta samarbetet mellan regionen och FirstAgenda gynnar båda parter, eftersom Region H har spelat en viktig roll i utvecklingen av viktiga funktioner som många nya kunder nu kan dra nytta av. Dessutom har de också varit "först i kön" för att få sina synpunkter hörda, eftersom de har varit lojala mot lösningen under den långa tidsperioden.

Var tydlig, var självsäker och tänk inte för mycket på det. Det fina med din story är att den kommer att fortsätta att utvecklas och att din webbplats kan utvecklas med den. Ditt mål bör vara att få det att kännas rätt just nu. Senare kommer att ta hand om sig själv. Det gör det alltid.