Behandlingsrådet har både strukturerat och effektiviserat sina mötesprocesser

När det danska behandlingsrådet ska ta ställning till större analyser och utvärderingar är det viktigt att rådets medlemmar får rätt agenda i rätt tid. Därför använder Mette Bejder, specialkonsult på det danska behandlingsrådet, FirstAgenda Prepare för att skicka ut agendorna - agendor som produceras i systerprogrammet FirstAgenda Management .

"Så snart en dagordning är klar för behandling får alla fullmäktigeledamöter tillgång till dagordningen via FirstAgenda Prepare . På så sätt säkerställer vi att fullmäktigeledamöterna har en fullständig överblick över materialet och därmed de bästa förutsättningarna för att fatta ett beslut."

Behandlingsrådet är en organisation som bildades under Danska Regioner i början av 2021. Mette Bejder har varit med nästan sedan organisationen bildades, och förutom sin roll som konsult i utvärderingsärenden är hon också administratör i både FirstAgenda Prepare och FirstAgenda Management. Mette var med och implementerade båda lösningarna, och även om implementering av IT-system ofta kan vara en svår övergång så var behandlingsrådet snabbt igång.

Jag minns den faktiska implementeringen av FirstAgenda Prepare och FirstAgenda Management som ganska enkel. Båda lösningarna är ganska intuitiva att använda, och med lite utbildning i hur man använder dem var vi snabbt igång. Samtidigt är integrationen mellan Prepare och Management mycket meningsfull för oss i vårt arbete." Det finns ett bra flöde i processen, från förberedelse av agendan till godkännande och publicering.

- Mette Bejder, Specialkonsult, Behandlingsrådet

Mette betonar särskilt användningen av Management, som är en tidsbesparande faktor vid utarbetandet av dagordningar.

"FirstAgenda Management använder vi för att skapa både agendamallar och punktmallar. Dessa mallar är av stort värde för oss, då vi har många möten och punkter som liknar varandra i struktur och som vi därför kan dra nytta av att ha fördefinierade redan innan vi börjar förbereda de specifika mötena och punkterna. Det hjälper till att skapa och säkerställa en bra struktur."

Det finns också en allmänt hög grad av tillfredsställelse med FirstAgenda Prepare i behandlingsrådet. Återigen betonar hon lösningens intuitiva utseende och känsla, men också möjligheten att använda iPad.

"Generellt är det stor tillfredsställelse med Prepare som mötesverktyg bland fullmäktigeledamöterna. Det används också av många av regionerna i förväg, så på det sättet har det varit superenkelt att implementera, och det har tagits emot väl. Dessutom är många glada över att de kan använda Prepare på sin iPad när de förbereder sig för ett möte."

Trygg användning

När Mette och resten av behandlingsrådet använder FirstAgenda Management och FirstAgenda Prepare är det med en känsla av säkerhet. Det är viktigt att konfidentiellt material hålls konfidentiellt och att du har en tydlig översikt över vem som har tillgång till vad. Det är just här som Mette Bejder ser en stor fördel med FirstAgenda Prepare och FirstAgenda Management

"Jag känner mig generellt väldigt trygg med lösningen. Prepare låter oss dela konfidentiellt mötesmaterial i ett slutet forum där vi kan uppfylla säkerhets- och GDPR-krav, vilket annars kan vara ett problem när man delar dokument via e-post."