Når energiselskapet Energi Viborg forbereder seg til styremøtene sine, er det med møteverktøyet FirstAgenda Prepare for hånden. På denne måten har formannskapet mulighet til å få oversikt over styresakene før de sendes ut til styremedlemmene, som deretter kan begynne sine forberedelser.

I 2022 skiftet Holtålen kommune i Norge ut deres manuelle møteprosesser og tok i bruk møteverktøyene FirstAgenda Prepare og FirstAgenda Live. Utover at det har gjort det enklere å distribuere ut møtematerialet, har de også fått samlet både forberedelse, avholdelse og etterbehandling av alle deres møter til ett og samme sted – og med en direkte integrasjon til deres sak- og arkivsystem, Elements.

I tillegg til de ulike utvalgene bruker de FirstAgenda Prepare som sitt primære møteverktøy. Her har de mulighet til å samle og distribuere sine møteforberedelser på én plattform - til stor fordel for både møtedeltakere og agendasamlere.

Som landets 6. største kommune er det mange møter - og dermed også mange dagsordener og møtereferater å holde styr på. Derfor bestemte Esbjerg kommune seg i 2012 for å erstatte de fysiske papirbunkene med det digitale møteverktøyet FirstAgenda Prepare - et valg de er glade for å ha tatt.

Vi har gått fra å sende møtemateriale til eksterne møtedeltakere på krypterte USB-minnepinner i posten til å kunne håndtere alt via Prepare. Dette har hatt en svært positiv innvirkning på arbeidsflyten.

Det er spesielt positivt når det er nye møtedeltakere, der vi raskt kan gi dem tilgang til materialet via Prepare.

Jeg ble veldig overrasket over hvor raskt systemet ble implementert. Det tok mindre enn to måneder fra vi bestemte oss for å bruke FirstAgenda Prepare til de første politikerne tok det i bruk på regionrådsmøtene.

Alle er fornøyde med byttet. Vi prøvde tre eller fire andre møteverktøy, men vi kom stadig tilbake til FirstAgenda Prepare . Vi har større frihet og får mye for pengene. Det er intuitivt og enkelt å bruke, så det var en fornøyelse å lære opp de ansatte til å bruke det.

Før vi brukte FirstAgenda til møter, var papirbunken til et enkelt møte ofte mer enn 30 centimeter høy. Så jeg måtte reise frem og tilbake med en koffert full av papirer og røntgenbilder. I dag har jeg alt på iPad-en, og det er en stor lettelse.

FirstAgenda har ført til økonomiske og tidsmessige besparelser i administrasjonen, fordi vi ikke lenger trenger å skrive ut og sende ut møtedokumenter til styrene før møtene. Vi har også betydelig færre som ringer inn fordi de ikke finner de riktige dokumentene eller har spørsmål om materialet.

I dag får styremedlemmene våre den informasjonen de trenger på en veldig enkel måte. De kan alltid finne igjen eldre dokumenter, og vi sparer raskt en halv dag på forberedelsene. Vi sparer også mye papir.

Med FirstAgenda slipper vi å forholde oss til omfattende papirarbeid og rigide forretningsprosesser - og det er en av de største fordelene med løsningen. Nå har vi stor fleksibilitet og kan gjøre rettelser helt frem til deadline uten å bekymre oss for om alle har fått de siste endringene.

Med koblingen mellom FirstAgenda Management og FirstAgenda Prepare har vi nå en strukturert og tidsbesparende møteprosess som vi stoler på.

Som bank stilles det høye krav til vår IT-sikkerhet. Vi kan oppfylle disse kravene med FirstAgenda.