Tilbage i 2022 skiftede Holtålen kommune i Norge deres manuelle mødeprocesser ud med mødeværktøjerne FirstAgenda Prepare og FirstAgenda Live. Ud over at det har gjort det væsentligt nemmere at distribuere deres mødemateriale, har de også fået samlet både forberedelsen, afholdelsen og efterbehandlingen af deres møder ét sted - og med en direkte integration til deres ESDH-system, Elements.

række af deres forskellige udvalg, benytter de FirstAgenda Prepare som deres primære mødeværktøj. Her har de nemlig mulighed for at samle og distribuere deres mødeforberedelse på én samlet platform - til stor glæde for både mødedeltagere og dagsordensamlere.

Som landets 6. største kommune, er der mange møder - og dermed også dagsordener og mødereferater, der skal holdes styr på. Derfor valgte Esbjerg Kommune tilbage i 2012 at erstatte de fysiske papirbunker med det digitale mødeværktøj, FirstAgenda Prepare - et valg de er glade for at have truffet.

Live krævede lidt øvelse i opstarten, men vi oplever at få god støtte fra FirstAgenda, når vi har spørgsmål. Under selve mødet krævede det lidt tilvænning for os i sekretariatet i begyndelsen, men når vi er ordentligt inde i det, ved vi, at det betaler sig i det lange løb.

Det har helt sikkert været en agil proces fra start til slut. Der gik ikke lang tid fra det øjeblik, vi spurgte ind til muligheden om den nye funktion, til at Ditmer begyndte arbejdet med at understøtte vores behov.

Løsningen er brugervenlig og intuitiv, og den skaber en god oplevelse for vores borgere. Der er ingen tvivl om, at vi med Agenda Publication er trådt ind i en ny tidsalder.

Muligheden for at abonnere gør det nemmere for den enkelte borger at følge med i kommende møder og vigtige beslutninger. Det er en feature, vi altid har været glade for.

Det går utroligt hurtigt at publicere en dagsorden gennem Publication, og vi kan med det samme se, om en dagsorden er lagt rigtigt op på hjemmesiden. Før kunne vi sidde i flere timer og vente på, at der kom hul igennem.

Vi vidste at integrationen mellem FirstAgenda og Agenda Publication ville være hurtig og nem, og da vi så hvor godt Publication fungerede på andre kommuners hjemmesider, så var det en nem beslutning.

De forskellige funktioner var meget tiltalende, herunder ikke mindst talerrækken, der lignede den, vi var vant til fra byrådssalen, og den digitale afstemning, der holder styr på de forskellige medlemmer.

Vi er gået fra at sende mødemateriale til eksterne mødedeltagere på krypterede USB-stik med posten til at kunne klare det hele via Prepare. Det har haft en stor positiv betydning for arbejdsgangen.

Særligt positivt er det, når der er nye mødedeltagere, hvor vi hurtigt kan give dem adgang til materialet via Prepare.

Jeg var meget overrasket over, hvor hurtigt det gik med at implementere systemet. Der gik under to måneder, fra vi besluttede at bruge FirstAgenda Prepare, til de første politikere brugte det til regionsrådsmøderne.

Alle er glade for skiftet. Vi testede tre eller fire andre mødeværktøjer, men vi blev ved med at vende tilbage til FirstAgenda Prepare. Her har vi større frihed, og der er god værdi for pengene. Det er intuitivt og let at bruge, og derfor var det en fornøjelse at lære vores personale at bruge det.

Før vi brugte FirstAgenda til møderne, var papirstakken til et enkelt møde ofte mere end 30 centimeter høj. Derfor var jeg nødt til at rejse frem og tilbage over Storebælt med en kuffert fyldt med papir og røntgenbilleder. I dag har jeg alt på min iPad, og det er en enorm lettelse.

FirstAgenda har givet økonomiske og tidsmæssige besparelser i administrationen, fordi vi ikke længere skal printe og sende mødedokumenterne ud til bestyrelserne før møderne. Vi har også markant færre, der ringer ind, fordi de ikke kan finde de rigtige dokumenter eller har spørgsmål til materialet.

I dag får vores bestyrelsesmedlemmer den information de har brug for på en helt simpel måde. De kan altid finde ældre dokumenter frem igen, og vi sparer hurtigt en halv dag på forberedelsen. Desuden sparer vi store mængder papir.

Med FirstAgenda slipper vi for omfattende papirhåndtering og stive forretningsgange – og det er en af de største fordele ved løsningen. Nu har vi stor fleksibilitet og kan komme med rettelser helt op til deadline uden at være nervøse for, om alle har modtaget de seneste ændringer.

FirstAgenda Management har gjort dagsordensproduktionen langt mere effektiv. Systemet er intuitivt og nemt at bruge, og der er et fint flow i processen fra dannelse af dagsordner til publicering af referater. Samtidig kan en dagsorden dannes på 10 sekunder, hvor det tidligere kunne tage 10 minutter, fordi de enkelte punkter skulle hentes ind fra Word.

Det er simpelt at oprette, slette og gendanne møder i Management, og det bliver kun bedre jo flere kolleger vi får koblet op på løsningen. Vi har også fået lavet mødeskabeloner gennem Management, så flere af vores brugere hurtigt kan komme i gang med at booke nye møder.

Med koblingen mellem FirstAgenda Management og FirstAgenda Prepare, har vi fået en både struktureret og tidsbesparende mødeproces - som vi har fuld tillid til