Når effektivisering og sikkerhed går hånd i hånd

Tilbage i 2022 skiftede Holtålen kommune i Norge deres manuelle mødeprocesser ud med mødeværktøjerne FirstAgenda Prepare og FirstAgenda Live. Ud over at det har gjort det væsentligt nemmere at distribuere deres mødemateriale, har de også fået samlet både forberedelsen, afholdelsen og efterbehandlingen af deres møder ét sted - og med en direkte integration til deres ESDH-system, Elements. 

I 2022 sagde Holtålen farvel til bunkevis af mails med mødedokumenter og bød samtidig velkommen til de digitale mødeværktøjer FirstAgenda Prepare og FirstAgenda Live. 

I lang tid havde de ellers anvendt deres hjemmeside til at publicere deres mødemateriale. Dette udløste dog en række udfordringer vedrørende lukket mødemateriale, da dette ikke blot kunne ligge frit tilgængeligt. Samtidig forbyder lovgivningen i Norge at distribuere lukket mødemateriale via e-mail, hvilket i følge Katrine Ustad, der er leder for Fellestjenester i Holtålen kommune, var medvirkende til at de fik øjnene op for FirstAgenda Prepare. 

Med FirstAgenda Prepare skal vi kun forholde os til ét system i forhold til mødeforberedelsen, og med adgangsstyringen kan vi nemt håndtere lukket mødemateriale uden at være bekymret for sikkerheden. Samtidig er udgivelsen og distributionen af mødematerialet blevet væsentligt mere overskuelig, hvilket gør selve mødeforberedelsen lettere - både for de administrative medarbejdere, men også for politikerne.” 

I FirstAgenda Prepare har politikerne nemlig deres dagsordenener med tilhørende mødedokumenter samlet ét sted. Her har de mulighed for at benytte sig af de forskellige forberedelsesværktøjer såsom noter, markeringer og delte kommentarer, som automatisk bliver gemt i systemet. Dette giver ifølge Katrine Ustad de politiske mødedeltagere en tryghed, da de dermed altid har deres materiale ved hånden. 

“Når vi frigiver dagsordenerne modtager mødedeltagerne automatisk en notifikation om, at dagsordenen ligger klar. Herefter kan de begynde deres forberedelse, tage noter og dele kommentarer med hinanden. Dette giver en enorm tryghed, da de altid har deres noter gemt i systemet og bidrager samtidig til, at mødedeltagerne altid er velforberedte til møderne”

— Katrine Ustad

I forhold til det administrative arbejde kan assisterende kommunedirektør, Aagoth Johanne Moe, nikke genkendende til, at forberedelsesprocesserne frem til møderne er blevet langt nemmere at håndtere. Her fremhæver hun blandt andet den centrale adgangsstyring i løsningen som en fordel   

“Når man sidder med det administrative overblik, er det en stor fordel, at vi kan adgangsstyre centralt i organisationen. På den måde har vi altid det fulde overblik over vores brugere, hvem der har adgang til hvad, og hvem der eventuelt mangler at blive indkaldt til møderne”. 

Udover at implementere FirstAgenda Prepare til mødeforberedelsen, implementerede Holtålen Kommune i samme ombæring også FirstAgenda Live. FirstAgenda Live er målrettet selve afholdelsen af mødet og tillader med sin sømløse integration til FirstAgenda Prepare at importere brugerne automatisk.

Her kan brugerne indsende forslag på forhånd, melde sig på talerlisten og deltage i afstemninger, mens administrationen har det fulde overblik gennem hele mødet og efterfølgende kan hente det samlede mødereferat ned som PDF - funktioner som ifølge Aagoth Johanne Moe effektiviserer det administrative arbejde både før, under og efter mødet. 

“Før vi fik FirstAgenda Live fik jeg løbende de forskellige politikeres forslag på gule papirlapper og skulle herefter indtaste dem manuelt. Nu indtaster politikerne helt selv deres forslag i FirstAgenda Live, og det er enormt tidsbesparende.”

Også Katrine Ustad er glad for afholdesmodulet, FirstAgenda Live. Her fremhæver hun overskueligheden i løsningen, som både er til gavn for administrationen og mødedeltagerne, men også publikum. 

“Oversigten over talerlisten og afstemningerne er super overskuelige. På den måde kan man nemt følge med i talerækken og samtidig følge med i resultaterne af afstemningerne. Her er storskærmsvisningen også rigtig fin, da publikum også får det fulde overblik over forslag og afstemninger. Samtidig er det fint, at publikum har mulighed for at se, hvad politkerne har stemt.”

— Katrine Ustad

Når man som kommune skal implementere hele tre værktøjer - henholdsvis Elements, FirstAgenda Prepare og FirstAgenda Live, kan det godt være en stor administrativ opgave. Ikke desto mindre oplevede Holtålen Kommune en gnidningsfri implementering, og var ifølge Katrine Ustad hurtigt i gang. 

“Selve implementeringen af løsningen gik rigtig godt. Maria fra FirstAgenda hjalp os godt i gang med en oplæringen i administrationsdelen, og så havde vi en fagkonsulent fra Sikri med erfaring fra systemet, som lavede en fælles undervisning med vores politikere. Herefter fik politikerne selv lov at logge ind og blev hurtigt selvkørende i løsningen.” 

Selvom både de administrative medarbejdere og de politiske mødedeltagere hurtigt blev venner med løsningen, kan man stadig indimellem støde på udfordringer. Her oplever Holtålen Kommune generelt en god kundeservice og kommunikation hvad end det er deres primære kontaktperson Maria eller supporten hos FirstAgenda, de er i kontakt med

“Vores generelle opfattelse af FirstAgenda som leverandør er god - både med tanke på deres supportafdeling, men også vores kommunikationen med vores kontaktperson, Maria. Vi kan altid skrive eller ringe, og får altid et både hurtigt og brugbart svar”.