Færdselsstyrelsen har fået sat skub i den digitale mødeproduktion

I snart tre år har Færdselsstyrelsen benyttet FirstAgenda Management og FirstAgenda Prepare til produktion af dagsordener og mødereferater. Dette har både gjort det nemmere at administrere mødeforberedelsen - og samtidig har mødedeltagerne samlet al deres mødeforberedelse ét sted. 

Tilbage i 2022 valgte Application Manager, Henriette Spang, sammen med resten af Færdselsstyrelsen, at sige farvel til deres manuelle mødeprocesser. De havde nemlig behov for en mere effektiv og automatiseret håndtering af deres mødeproduktion. Her var det ifølge Henriette Spang et stort krav, at der kunne skabes samspil med Færdselsstyrelsens ESDH-system, WorkZone, og derfor endte valget på FirstAgenda, hvor de valgte modulerne Management og Prepare. 

“Da vi gik på jagt efter et værktøj til håndtering af mødeproduktionen, var det vigtigt, at værktøjet kunne tale sammen med vores øvrige systemer. Med FirstAgenda Management kan vi sidde direkte i vores ESDH-system, WorkZone, og forberede og klarmelde punkterne til dagsordensamlerne. Dagsordensamlerne kan herefter finjustere dagsordenen, inden de med et enkelt klik kan frigive selve dagsordenen til mødedeltagerne”.

Alt samlet ét sted

Før Færdselsstyrelsen implementerede FirstAgenda som deres primære mødeværktøj, foregik store dele af mødeforberedelsen manuelt. Her blev dagsordenerne samlet og udsendt som PDF’er via e-mails til mødedeltagerne. I dag bliver mødedeltagerne automatisk notificeret, når deres dagsorden ligger klar i FirstAgenda Prepare. Dette er ifølge Henriette Spang til stor glæde for mødedeltagerne, der altid har den seneste version af dagsordenen til rådighed.

“Før vi fik FirstAgenda Prepare, blev mødematerialet sendt ud via e-mail. Skulle der herefter laves ændringer, måtte vi sende en ny mail afsted, og det kunne ofte skabe stor forvirring hos mødedeltagerne om, hvilken dagsorden der var den nyeste. I dag har de samlet deres mødemateriale ét sted, og de har altid den seneste version af dagsordenen til rådighed”

— Henriette Spang, Application Manager, Færdselsstyrelsen

Samtidig giver det mødedeltagerne mulighed for at søge på tværs af møder. Dette gør det ifølge Henriette Spang nemt for mødedeltagerne, hvis de eksempelvis leder efter en specifik beslutning.

“Vores mødedeltagere er generelt meget begejstrede for FirstAgenda Prepare. Her har de et overskueligt overblik over deres dagsordener, noter, markeringer og hvis de har delt kommentarer med nogle af de øvrige mødedeltagere. Derudover har de også mulighed for at søge på tværs af mødematerialet. Dermed behøver de ikke tage fat i en sekretær, hvis de eksempelvis leder efter en specifik beslutning. Det hele er samlet i det samme system”. 

Sikkerhed frem for alt

Ud over at det er blevet nemmere for mødedeltagerne, er det ifølge Henriette Spang også blevet nemmere for dagsordensamlerne, når de skal frigive dagsordener og referater. Hvor der tidligere var behov for lange maillister, behøver de blot at publicere ét sted, hvilket ikke bare letter den praktiske arbejdsbyrde, men også bidrager til øget sikkerhed. 

“Når vores dagsordensamlere skal frigive mødemateriale, så behøver de kun at gøre det ét sted. Ud over at de ikke skal have gang i en lang række mailkorrespondancer, så sikrer vi også, at vores data forbliver i vores ESDH-system. Så når vi engang skal aflevere til Rigsarkivet, så har vi vores data”

— Henriette Spang, Application Manager, Færdselsstyrelsen

Tæt samarbejde med FirstAgenda

Et af kravene, da Henriette Spang og Færdselsstyrelsen var på jagt efter en mødeløsning, var også en lettilgængelig og dansktalende support. Dette har ifølge Henriette Spang i høj grad været tilfældet med FirstAgenda. Hun oplever nemlig en høj grad af både kompetent og imødekommende support, når hun indimellem støder på tekniske udfordringer. 

“Jeg har altid oplevet en meget imødekommende support - og det gælder både ved telefoniske henvendelser, og hvis vi skriver via e-mail. De er enormt hjælpsomme og går altid den ekstra mil for at få os i mål, og vi har bare generelt et rigtig godt samarbejde”. 

Generelt oplever Henriette Spang en både tæt og tillidsfuld relation til FirstAgenda. Her fremhæver hun både, at der løbende bliver fulgt op på deres erfaringer og behov, men også at de bliver inddraget i selve udviklingen af løsningen. 

“Jeg synes, vi har en rigtig fin kontakt til FirstAgenda. Vi bliver løbende underrettet, så snart der kommer nye produktopdateringer, og så holder vi en række statusmøder, hvor vi har mulighed for at dele vores erfaringer med løsningen. På den måde er vi også med til at idégenerere og bliver dermed inddraget i selve udviklingen af FirstAgendas produkter, og det synes jeg er rigtig fint”

— Henriette Spang, Application Manager, Færdselsstyrelsen