Smidig migrering og fuld kontrol: Syddjurs Kommune tog springet til EU-hosting

I over fem år har Syddjurs Kommune brugt FirstAgenda til at håndtere dagsordener og referater. Som et led i at fremtidssikre deres setup har kommunen valgt at flytte sine data i FirstAgenda til en ren europæisk hosting-løsning hos Binero. Det er et ønske om at have styr på datalokation og ejerskabsforhold i en ny geopolitisk tid.

Et bevidst valg om fuld kontrol

Valget om at flytte data til en europæisk lokation handlede for Syddjurs Kommune ikke om, at deres tidligere setup var teknisk usikkert. Globale cloud-løsninger lever ofte op til de højeste internationale sikkerhedsstandarder, men i det nuværende geopolitiske klima ønskede kommunen at eliminere enhver usikkerhed om datalokation og ejerskabsforhold uden for EU. Det var en beslutning truffet ud fra rettidig omhu og en lyst til at forenkle den informationssikkerhedsmæssige fortælling – så man opnår fuld transparens og slipper for at forholde sig til komplekse datakæder og leverandørforhold.

Jon Badstue Pedersen, it- og digitaliseringschef i Syddjurs Kommune, forklarer, at det er en bevidst prioritering:

“For os giver det en vigtig tryghedsfornemmelse at data er i Europa. Selvom de globale løsninger er teknisk solide, er der en stor signalværdi i, at de systemer, vores borgere og politikere bruger, er placeret på kendte lokationer og med transparente datastrømme. Det gør historien meget simplere, når vi kan pege på vores europæiske setup og vide, at vi har taget stilling til den verden, vi befinder os i.”

Migrering: Små bump i en ellers stram tidsplan

For Syddjurs Kommune var det afgørende, at flytningen ikke forstyrrede det politiske arbejde. Selve migreringen blev lagt i en weekend i slutningen af juni, så den faldt umiddelbart efter det sidste politiske møde før sommerferien.

Selvom en datamigrering altid indebærer kompleksitet, forløb processen i store træk som planlagt. Tidsplanen skred med et par timer, hvilket minder om, at it-projekter af denne størrelse sjældent er helt uden små justeringer undervejs, men for brugerne var overgangen glidende.

“Det var en meget overskuelig øvelse for os. Vi havde en stram slagplan sammen med FirstAgenda, og selvom vi ramte et par timers forsinkelse i forhold til planen, var det ikke noget, der påvirkede slutresultatet. Da vores brugere kom tilbage fra ferie, skulle de blot logge ind på ny første gang – det var i bund og grund den eneste ændring, de mødte”

— Jon Badstue Pedersen, it- og digitaliseringschef i Syddjurs Kommune

Kommunikation og synlig tryghed

For at sikre en god oplevelse for byrådsmedlemmer og chefer var kommunikationen holdt kort og konkret. Ledelsessekretariatet sendte to beskeder til byrådsmedlemmerne: Én om den planlagte nedetid i weekenden, og én om hvordan man loggede på det nye miljø.

Skiftet er blevet godt modtaget i organisationen. Det handler ikke kun om GDPR og tekniske specifikationer, men også om den psykologiske sikkerhed ved at vide præcis, hvor data bor.

“At man som politiker nu ser et EU-ikon ved login, er måske en lille ting teknisk set, men det betyder noget for forståelsen af sikkerheden. Det viser, at vi forholder os til den verden, vi lever i, og tager stilling til, hvor vi placerer vores mest følsomme data.”

— Jon Badstue Pedersen, it- og digitaliseringschef i Syddjurs Kommune

Fremtidssikret og klar til næste dagsorden

For Syddjurs Kommune har skiftet til europæisk hosting handlet om at træffe et bevidst valg baseret på sund fornuft, GDPR og datasikkerhed samt den aktuelle geopolitiske situation. Ved at placere deres data sikkert på svenske servere har kommunen sikret fuld transparens over for både omverdenen og de folkevalgte. Nu hvor migreringen er veloverstået, kan organisationen lægge de strategiske overvejelser bag sig og fokusere på det, det hele handler om: den politiske proces og den gode mødeoplevelse.