Da Skive kommune i Danmark nylig skulle skifte ut sitt gamle sak- og arkivsystem over til løsningen GetOrganized, så ansatte en opplagt mulighet for å revurdere hvordan de publiserte dagsordener på. De hadde lenge ønsket å kunne presentere dagsordener og referater på en mer spennende måte, somsamtidig skulle være mer brukervennlig og intuitiv for innbyggerne. Videre ville det være stor gevinst hvis de selv hadde mulighet for å designe og legge føringer på systemet, så det passet deres nettsider.
"Vi er en liten kommune, og har ikke nødvendigvis råd til å bestille noe som skal utvikles kun til oss. Vi vil mye heller gjerne "copy-paste" en velfungerende løsning fra en annen kommune, så vi ikke trenger å oppfinne kruttet på nytt. Her så vi andre kommuner benytte FirstAgenda Publication, og det så både gjennomført og bra ut.", forteller Malene Brink i Skive kommune.
Rask og effektiv implementering
Faktisk hadde kommunen sett på løsningen allerede for noen år siden, men hadde det da travelt med andre prosjeter. De fortsatte å holde øye med Publication i ny og ne, og da vedtaket endelig ble tatt, skjedde implementeringen raskt. Dette skyldtes de enkle koblingene mellom Publication, Prepare og GetOrganize, og det kunne derfor utføres på svært kort tid.
"Vi hadde sett på Publication tidligere, og vurdert flere lignende løsninger som kunne kobles til vårt nye sak- og arkivsystem. Men da vi plutselig sto en uke før deadline for å publisere, og en tidligere avtale hadde gått i vasken, var det bare Publication som kunne implementeres innenfor våre korte tidsrammer", sier Dalia Clausen, prosjektleder for sak- og arkiv.
"Implementeringen har vært så enkel! Jeg tror det kun tok tre dager før alt rullet som det skulle. Vi ringte til FirstAgenda og fikk raskt avklart hva begge sider var ansvarlige for under prosessen. Jeg har aldri opplevd en integrasjon med en tredjepart som har vært så effektiv og grei. Jeg husker jeg ble ringt to dager etter avklaringsmøtet, hvor jeg ble bedt om å besøke siden de hadde satot opp for oss, og da fungerte alt som det skulle," sier Malene Brink.
"Vi fikk en konkret liste over hva vi selv skulle bidra med, så det var raskt å involvere de nødvendige kolleger som skulle bidra i prosessen. Samarbeidet med FirstAgenda var særdeles godt, og de leverte kjap. Og selv om det gikk veldig kjapt, kjente vi at vi hele tiden var i trygge hender," forklarer Dalia Clausen.
"Vi er en liten kommune, og har ikke nødvendigvis råd til å bestille noe som skal utvikles kun til oss. Vi vil mye heller gjerne "copy-paste" en velfungerende løsning fra en annen kommune, så vi ikke trenger å oppfinne kruttet på nytt. Her så vi andre kommuner benytte FirstAgenda Publication, og det så både gjennomført og bra ut.", forteller Malene Brink, webkonsulent i Skive kommune.
Vi visste at integrasjonen mellom FirstAgenda Prepare og FirstAgenda Publication ville gå enkelt og greit, og da vi så hvor godt Publication fungerte på andre kommuners nettsider, var det en enkel beslutning.
– Malene Brink, webkonsulent
Brukervennlig og presentabelt publiseringsverktøy
Malene og Dalia har kun hatt systemet tilgjengelig i en liten uke, men forventningene til Publication er store. Nå kan de se frem til en rask og automatisk dagsordenpublisering, og den nye PDF-visningen som skal tilbys til de mange kommunene som velger å importere dagsordener i PDF-form fra deres sak- og arkivsystem.
"Det fungerer veldig brukervennlig for innbyggerne og løsningen gjør dagsordener søkbare på vår nettside. Videre er deet et flott layout og fin presentasjon," forteller Dalia Clausen.
”Jeg gleder meg til at flere kan få testet ut løsningen og få øynene opp hvor enkelt det nå er å lese dagsordener. Vi pleide å få kritikk av innbyggerne over hvor vanskelig det var å finne frem, så nå gleder jeg meg til å få feedback på den nye løsningen," avslutter Malene Brink.
Vil du vite mer om det digitale demokratiet? Ta kontakt med Vickie
Vickie Jo Ringgaard
Kundeansvarlig - Kommuner & Regioner
+45 20 22 15 85