Herlev kommune har automatisert prosessen med å gjøre ferdige dagsordener tilgjengelige på nettsidene, og har dermed minimert mengden av manuelt arbeid smed flere timer. Samtidig har de gitt innbyggerne mulighet for å abonnere på saker fra de utvalgene de interesserer seg for.
Herlev kommune opplevde at deres nåværende prosess for publisering av dagsordener hadde basis for forbedring, da innbyggerne etterspurte funksjoner som for eksempel muligheten for å abonnere på nyheter om enkelte utvalg som ikke var mulige i den daværende løsningen. Kommunen ønsket å gjøre dagsordener- og referatdata fra FirstAgenda Prepare tilgjengelige på nettsidene raskere og mer effektivt enn tidligere.
Med FirstAgenda Publication har kommunen nå sluppet for flere timer manuelt arbeid, og samtidig økt funksjonaliteten for brukerne.
Enkel løsning gav godt inntrykk
De ansatte i Herlev kommune hadde fått FirstAgenda Publication anbefalt fra andre kommuner, men de hadde ikke forventet at løsningen skulle gi et så godt inntrykk på dem.
"Plattformene fanget oss fra start med en oversiktelig og funksjonelt design, som virket svært intuitivt i bruk", sier Aleksandra Novovic, direksjonssekretær i Herlev kommune.
Implementeringen gikk raskt og effektivt, og i de tilfellene hvor features ikke fungerte eller tok tid for å komme i gang, responderte Live umiddelbart.
"Ting som ikke fungerte, ble raskt fisket, og FirstAgenda er gode til å oppdatere siden løpende når vi hadde tekniske utfordringer," sier Aleksandra Novovic.
FirstAgenda Publication har gjort vårt arbeid med dagsordener mye enklere. Vi trenger ikke lenger å streve med denne prosessen, da systemet laster alt opp på hjemmesidene våre.
– Aleksandra Novovic, Direksjonssekretær
Dagsordenspublisering gjort lekende lett
FirstAgenda Publication har nå fullt ut erstattet våre gamle system, og ifølge Aleksandra Novovic har resultatene vært positive for både kolleger og innbyggere.
"Det har vært overraskende enkelt å ta FirstAgenda Publication i bruk. Da alle mulighetene var satt opp i vårt system, og vi selv ble satt i gang, virket det veldig enkelt," sier Aleksandra Novovic.
FirstAgenda Publication gir mulighet for å søke etter spesifikke utvalg og sortere disse etter dato, og de relevante data blir lagt automatisk opp i kommunens systemer gjennom plattformen. Samtidig har innbyggerne mulighet for å abonnere på nettopp de utvalgene de interesserer seg for, så de får automatisk varsler når det legges nye saker og referater ut.
"Vi sparer mye manuelt arbeid og tid på å legge dagsordenene opp, og innbyggerne er veldig fornøyde med abonnementsfunksjonen. Vi fikk tidligere mye henvendelser om å sende ulike referater og saksfremlegg til innbyggerne, men etter FirstAgenda Publication er satt opp, har vi ikke fått en eneste henvendelse,” beretter Aleksandra Novovic.
De ansatte deler innbyggernes entusiasme
Herlev kommunes ansatte har tatt godt imot FirstAgenda Publication, hvor de ansvarlige sekretærene er helt fortrolige med systemet. Samtidig har flere ansatte selv skrevet seg opp for å motta varsler fra systemet, og de gode mottakelsen gleder Aleksandra Novovic.
”FirstAgenda Publication har gjort vårt arbeid mye enklere. Vi trenger ikke lenger å streve med prosessene, siden systemet legger alt opp på hjemmesiden selv. Løsningen ordner alt, og vi sparer flere timers arbeid ukentlig", avslutter Aleksandra Novovic.
Vil du vite mer om det digitale demokratiet? Ta kontakt med Vickie
Vickie Jo Ringgaard
Kundeansvarlig - Kommuner & Regioner
+45 20 22 15 85