For noen år siden satt de ansatte i Region Hovedstaden og lagde dagsordener i et stort word-dokument. Det var en tidskrevende prosess, som ofte involverte en fullstendig revidering av dokumentet, hvis bare en enkel sak skulle endres.
"Vi klippet og limte våre dagsordener sammen i Word, men så kom FirstAgenda Management på banen, noe politikerne i regionen vår syns var smart. Vi manglet bare et system som kunne vise møtene på politikernes iPads, og da FirstAgenda Management er sømtløst intergrert med FirstAgenda Prepare, så det var en enkel beslutning å ta. Management oppfylte våre krav, og kunne implementere innenfor våre korte deadlines", foorteller Lena Fredensborg, utvalgssekretær i Region Hovedstaden, Danmark.
Funksjoner og integrasjoner skaper full digital møtebehandling
Det daglige abeidet med møteplanlegging har fått et skikkelig ansiktsløft, siden FirstAgenda Management, Workzone og FirstAgenda Prepare er koblet smmen i regionen.
"Det er enkelt å opprette, slette og gjendanne møter i Management, og det blir kun bedre jo flere kolleger vi får koblet opp til løsningen. Vi har også fått laget møtemaler gjennom Management, så flere av våre brukere raskt kan komme i gang med å booke nye møter", forteller Lena Fredensborg.
”Integrasjoonene til flere systemer er veldig kjjekt å ha, da vi bruker Workzone og FirstAgenda Prepare hos oss, og Management er koblet opp til dem. Jeg vil faktisk mene det er et must å ha. Det gir god flyt hele veien gjennom de ulike systemene, og er nesten en hel produktsuite når de arbeider så godt sammen", utdyper Birger Rytcher Andersen, Project Manager hos Region H.
Det har vært et fortrinn å samarbeide med Ditmer, både da og nå. Det har helt sikkert også vært en fordel for oss at det nå har blitt et produkt med et eget liv, som løpende oppdateres. Systemet er relativt enkelt, og det er lett å oppgradere når det kommer nye versojner.
– Birger Rytcher Andersen, IT-ansvarlig
Utviklingen av løsningen har fulgt regionen
Selve implementeringen så veldig annerledes ut den gang enn hva den gjør i dag, da Region H var en av de første kundene til å benytte Agenda Management. Den gang var det et spesialutviklet system til enkelte kunder, men siden da er det blitt utviklet til en selvstendig abonnementsløsning.
"Det har vært et fortrinn å samarbeide med FirstAgenda både da og nå. Det har vært en fordel for oss at det nå har blitt et selvstendig produkt med eget liv, som oppdateres løpende. Systemet er relativt enkelt, og lett å oppgradere når det kommer nye versjone", forklarer Birger Rytcher Andersen, IT-ansvarlig i Region H.
“Vi hadde et svært tett samarbeid med FirstAgenda, og de gjorde en stor innsats med å digitalisere våre arbeidsganger. Den gang prøvde vi kanskje i høy grad å kombinere våre eksisterende arbeidsganger ned i løsningen. Det var nok ikke den beste beslutningen, men vi var litt bundet på gammel vei. Nå skal vi oppgraderes, da det hele tiden er nye møter, og løsningen er så mye i bruk som den er” avslutter Lena Fredensborg.
Det fortsatt gode samarbeide mellom Regionen og FirstAgenda gagner begge parter, da Region H har spilt en stor rolle i utviklingen av essensielle funksjoner, som mange nye kunder nå kan dra fordel av. Derutover har de også vært først i køen til å få deres input hørt, da de har stått trofast ved løsningen over den lange perioden.