Tidligere var produksjonen av dagsordener til de opp mot 200 årlige møtene i kommunestyret, politiske utvalg og ledermøøter i Ballerup kommune en omstendelig prosess, som krede både tid og tålmodighet. Nå har dagsordensystemet FirstAgenda Management gjort livet enklere for de seks dagsordenansvarlige i den danske kommunen.
FirstAgenda Management har gjort dagsordenproduksjonen langt mer effektiv. Systemet er intuitivt og enkelt å bruke, og det er fin flyt i prosessen fra å danne dagsorden helt til å publisere referater. Samtidig kan en dagsorden produseres på ti sekunder, hvor det tidligere kunne ta ti minutter, fordi sakene skulle hentes fra Word.
– Jette Brøndum, Ballerup Kommune
Oversikt over møter
Kommunens dagsordenssansvarlige og de medarbeiderne som skriver sakene til dagsorden har tatt godt imot dagsordensystemet, som ble implementert høsten 2013.
"Systemet gir de dagsordenansvarlige en god oversikt over møtene, og det er en stor fordel at alle arbeidsganger rundt dagsordenproduksjonen er samlet i ett system. Systemets maler, som vi selv var med på å designe, gjør det enkelt å opprette saker. Samtidig er vi glade for at vi i motsetning til før, kan benytte flere maler til den samme dagsordenen," sier Jette Brøndum.