Når forsyningsselskabet Energi Viborg forbereder sig til deres bestyrelsesmøder, er det med mødeværktøjet, FirstAgenda Prepare ved hånden. På den måde har formandskabet mulighed for at få et samlet overblik over bestyrelsessagerne, inden de frigives til bestyrelsesmedlemmerne, som herefter kan påbegynde deres forberedelse.

Tilbage i 2022 skiftede Holtålen kommune i Norge deres manuelle mødeprocesser ud med mødeværktøjerne FirstAgenda Prepare og FirstAgenda Live. Ud over at det har gjort det væsentligt nemmere at distribuere deres mødemateriale, har de også fået samlet både forberedelsen, afholdelsen og efterbehandlingen af deres møder ét sted - og med en direkte integration til deres ESDH-system, Elements.

række af deres forskellige udvalg, benytter de FirstAgenda Prepare som deres primære mødeværktøj. Her har de nemlig mulighed for at samle og distribuere deres mødeforberedelse på én samlet platform - til stor glæde for både mødedeltagere og dagsordensamlere.

Som landets 6. største kommune, er der mange møder - og dermed også dagsordener og mødereferater, der skal holdes styr på. Derfor valgte Esbjerg Kommune tilbage i 2012 at erstatte de fysiske papirbunker med det digitale mødeværktøj, FirstAgenda Prepare - et valg de er glade for at have truffet.

Vi er gået fra at sende mødemateriale til eksterne mødedeltagere på krypterede USB-stik med posten til at kunne klare det hele via Prepare. Det har haft en stor positiv betydning for arbejdsgangen.

Særligt positivt er det, når der er nye mødedeltagere, hvor vi hurtigt kan give dem adgang til materialet via Prepare.

Jeg var meget overrasket over, hvor hurtigt det gik med at implementere systemet. Der gik under to måneder, fra vi besluttede at bruge FirstAgenda Prepare, til de første politikere brugte det til regionsrådsmøderne.

Alle er glade for skiftet. Vi testede tre eller fire andre mødeværktøjer, men vi blev ved med at vende tilbage til FirstAgenda Prepare. Her har vi større frihed, og der er god værdi for pengene. Det er intuitivt og let at bruge, og derfor var det en fornøjelse at lære vores personale at bruge det.

Før vi brugte FirstAgenda til møderne, var papirstakken til et enkelt møde ofte mere end 30 centimeter høj. Derfor var jeg nødt til at rejse frem og tilbage over Storebælt med en kuffert fyldt med papir og røntgenbilleder. I dag har jeg alt på min iPad, og det er en enorm lettelse.

FirstAgenda har givet økonomiske og tidsmæssige besparelser i administrationen, fordi vi ikke længere skal printe og sende mødedokumenterne ud til bestyrelserne før møderne. Vi har også markant færre, der ringer ind, fordi de ikke kan finde de rigtige dokumenter eller har spørgsmål til materialet.

I dag får vores bestyrelsesmedlemmer den information de har brug for på en helt simpel måde. De kan altid finde ældre dokumenter frem igen, og vi sparer hurtigt en halv dag på forberedelsen. Desuden sparer vi store mængder papir.

Med FirstAgenda slipper vi for omfattende papirhåndtering og stive forretningsgange – og det er en af de største fordele ved løsningen. Nu har vi stor fleksibilitet og kan komme med rettelser helt op til deadline uden at være nervøse for, om alle har modtaget de seneste ændringer.

Med koblingen mellem FirstAgenda Management og FirstAgenda Prepare, har vi fået en både struktureret og tidsbesparende mødeproces - som vi har fuld tillid til

Som bank bliver der stillet store krav til vores IT-sikkerhed. De krav kan vi indfri med FirstAgenda.