Mødeopretter
Spar tid på publicering og administration af mødedokumenter. Via en utrolig enkel brugergrænseflade i FirstAgenda Prepare håndterer du med få kliks processerne omkring mødeoprettelser, frigivelse og brugeradgang.
Før mødet
Integration til ESDH
FirstAgenda Prepare integrerer med alle gængse ESDH-systemer på markedet. Dagsordener og bilag kan hentes automatisk eller oprettes direkte i FirstAgenda Prepare. Integrationen er nem at sætte op, og herefter bliver dagsordener og referater automatisk overført fra jeres system til Prepare. Overførslen sker sikkert via FTPS eller HTTPS.
PDF-konvertering
I kan uploade alle filtyper til FirstAgenda Prepare (f.eks. Word, jpeg eller Excel). PDF-konverteringen er jeres sikkerhed for, at alle dagsordener og bilag fremstår ens og læsevenlige, når mødedeltagerne tilgår mødet på deres iPad eller computer.
Versionsstyring
Takket være versionsstyringen i Prepare er du som mødeopretter altid sikker på, at mødedeltagerne kun har adgang til den seneste version af dagsordenen. Når du frigiver en ny version, vil mødedeltagerne udelukkende kunne se netop den version. Tidligere versioner med forældede og uddaterede oplysninger er fjernet fra brugergrænsefladen, så der ikke opstår forvirring for læseren. Ved frigivelsen kan du vælge at notificere brugerne.
Brugerstyring
I FirstAgenda Prepare tildeler administratoren andre rollen som dagsordensamler, der har fuld kontrol over, hvilke brugere der skal have adgang til dagsordener, punkter og bilag. I kan skærpe sikkerheden yderligere på fortrolige punkter og dokumenter, så det kun er bestemte personer, der har adgang.
Review
Før du gør dagsordenen tilgængelig for mødedeltagerne, kan du lade udvalgte medlemmer læse mødematerialet igennem. I mødets review-tilstand kan de kommentere og notificere dig om, hvor der eventuelt skal ændres i teksten.
Efter mødet
Frigivelse af referat
Efter mødet publicerer du det godkendte referat i FirstAgenda Prepare og få sekunder efter er det tilgængeligt i vores mødeapp, både i en web- og en iPadudgave. Har I valgt at anvende vores publiceringsapi vil referatet ligeledes være tilgængeligt på jeres hjemmeside.
Automatisk publicering
I mange organisationer er der krav om, at både dagsordener og referater publiceres online. Med FirstAgenda Prepare kan I lette den proces ved at indstille automatisk publicering til hjemmesiden.
Søg i mødehistorik
Med søgefunktionen har du altid mulighed for nemt og hurtigt at hoppe tilbage til tidligere møder og se dagsorden, bilag, beslutninger og referat. Så er det slut med at spilde tid på at lede desperat i papirbunker, e-mails og worddokumenter.
CASE
Med FirstAgenda Prepare har vi større frihed, og der er god værdi for pengene. Det er intuitivt og let at bruge, og derfor var det en fornøjelse at lære vores personale at bruge det.
– Daniel Looney, IKT-leder
FAQ
Her kan du se nogle af de spørgsmål, vi oftest bliver stillet.
Er du nysgerrig efter at vide, hvordan andre virksomheder bruger FirstAgenda Prepare, så tag et kig på vores referencer.
Har du flere spørgsmål?
Tjek vores supportsite.
Hvordan opbevarer I vores mødedata?add
Vi indgår altid en databehandleraftale med vores kunder, så der er klarhed over, hvordan vi arbejder. Dataopbevaring er et spørgsmål om tillid og teknik. Vi opbevarer alle data krypteret efter internationale standarder, og vores procedurer er i al beskedenhed state of the art.
Hvilke møder egner FirstAgenda Prepare sig bedst til?add
FirstAgenda Prepare egner sig bedst til dokumenttunge møder som for eksempel bestyrelsesmøder, ledelsesmøder, byrådsmøder etc.
Kan jeg tage noter i FirstAgenda Prepare-appen, og kan andre se dem?add
Med FirstAgenda Prepare kan du droppe papirblokken og tage noter direkte i systemet – og de kan ikke ses af andre. På den måde bevarer du overblikket, og du har samtidig dine noter i et sikkert miljø.
Hvilke it-systemer integrerer FirstAgenda Prepare med?add
FirstAgenda Prepare kan integreres med næsten alle it-systemer. Vi integrerer for eksempel med de otte største ESDH-systemer i Danmark og alle ESDH-systemer i Norge. Det eneste krav vi stiller, er, at det eksterne system kan eksportere data.
Skal man have en iPad for at bruge FirstAgenda Prepare?add
Du kan både bruge FirstAgenda Prepare som en app på din iPad eller i en webversion, som kan åbnes på computer eller andre tablets. Oplevelsen er stort set ens, hvad enten du bruger web- eller iPad-versionen.
Få en præsentation af FirstAgenda Prepare. Bare tag fat på Caspar
Caspar Dommerby
Head of Commercial
+45 31 14 69 61
cdo@firstagenda.com
