Mødedeltager
FirstAgenda Prepare sætter brugeren i centrum og gør det let for dig som mødedeltager at forberede dig og holde styr på dine dokumenter.
Det gør, at du er meget mere fokuseret på selve mødet - og kan deltage uden at skulle koncentere dig om at lede efter noter og kommentarer.
Før mødet
Alt samlet ét sted
Med FirstAgenda Prepare har du altid adgang til den seneste version af dagsordenen og alle tilknyttede dokumenter. Det betyder, at du ikke skal bekymre dig om, du sidder og forbereder dig i den rette version. Det sørger systemet automatisk for. Ved ændringer og nye versioner bliver du notificeret - enten via mail eller push-notifikationer.
Noter og markeringer
Både før, under og efter mødet kan du lave noter, understrege, markere og tegne i alle dokumenter. Dine noter er personlige og samles ét sted. På den måde er du sikker på, at alle dine vigtige pointer bliver husket.
Del kommentar
Mens du forbereder dig til dit møde, har du mulighed for at dele en kommentar med en eller flere af dine kolleger. Det er en fordel, hvis der er noget I sammen skal forberede, eller hvis der er et særligt punkt, som du vil gøre opmærksom på inden mødet.
Offline funktion
Derhjemme, på farten eller på kontoret? Med FirstAgenda Prepare kan du forberede dig overalt – selv når du er offline.
Med en selvvalgt 4-cifret adgangskode får du adgang til dine offline-møder, som du også kan notere og markere i. Dine noter bliver automatisk syncet til nyeste version, når du er online igen.
Hjælpefeature
Når du bevæger dig rundt i Prepare-appen, har du altid mulighed for at få hjælp ved at trykke på spørgsmålstegnet. Her får du en hurtig oversigt over, hvordan du lettest kommer videre.
Både i web- og iPad-appen er der direkte adgang til vores support-univers med artikler og korte hjælpe-videoer.
Under mødet
Overblik
Side-overblikket (eller thumbnail-overblikket) hjælper dig med at danne et hurtigt overblik over alle siderne i et dokument. I side-overblikket kommer du lynhurtigt hen til lige præcis den side, du ønsker, eller du får et overblik over hvilke sider du har lavet markeringer, noter, eller delte kommentarer på.
Ud over side-overblikket har du også et samlet overblik over alle noter og delte kommentarer for punktet.
Afstemning
FirstAgenda Prepare har et enkelt afstemningsmodul, hvor du på hvert punkt kan afgive din stemme.
Hvis din organisation benytter FirstAgenda Live sammen med Prepare, får I en meget mere avanceret og elegant afstemningsprocedure. Her bliver afstemningsresultaterne opdateret løbende på en storskærm, og I har mulighed for at følge med i, hvem der har stemt for, imod eller undladt.
Samtidigt kan I også orientere jer om, hvilke forslag der er blevet stillet og af hvem.
Talerliste
Med integrationen til FirstAgenda Live bliver Prepare endnu mere interessant. Ud over afstemningsfunktionen kan mødedeltagerne direkte fra Prepare-appen melde sig på en talerliste og følge med i, hvor lang tids taletid den enkelte deltager har, og i hvilken rækkefølge deltagerne har ordet.
Søg i mødehistorik
Med søgefunktionen har du altid mulighed for nemt og hurtigt at hoppe tilbage til tidligere møder og se dagsorden, bilag, beslutninger og referat. Så er det slut med at spilde tid på at lede desperat i papirbunker, e-mails og worddokumenter.
Efter mødet
Godkend referat digitalt
Som mødedeltager kan du med et enkelt klik godkende referater ved eksempelvis politiske møder. Det er langt lettere end at skulle sidde og vente på, at et fysisk underskriftsark bliver sendt rundt.
Derfor er det heller ikke et problem, at du ikke nåede at skrive under, fordi du måtte smutte inden mødets afslutning. Du logger dig bare ind i FirstAgenda Prepare og godkender digitalt, når du kommer hjem.
Flere organisationer ét sted
FirstAgenda samler alt relevant materiale under ét login. Det gør det nemt som mødedeltager at bruge platformen i flere organisationer.
Mødearkiv
I FirstAgenda Prepare har du adgang til alle dine tidligere møder. Det er nemt via venstrenavigationen at scrolle dine møder igennem og finde frem til et møde, du deltog i for måneder eller år tilbage. Ud over at alt mødedata er tilgængeligt på én gang, så har du også adgang til alle dine noter og kommentarer fra tidligere møder.
Download møder
Kender du det, at det nogle gange kan være rart at have sine noter liggende foran sig på mødet? Det er muligt i FirstAgenda Prepare at downloade en PDF udelukkende med dine noter. Du kan også hente hele mødet ned som PDF eller bare nøjes med at downloade enkelte dokumenter.
CASE
Med FirstAgenda Prepare har vi større frihed, og der er god værdi for pengene. Det er intuitivt og let at bruge, og derfor var det en fornøjelse at lære vores personale at bruge det.
– Daniel Looney, IKT-leder
FAQ
Her kan du se nogle af de spørgsmål, vi oftest bliver stillet.
Er du nysgerrig efter at læse mere om, hvordan andre virksomheder bruger Prepare, så tag et kig på vores referencer.
Har du flere spørgsmål?
Tjek vores supportsite.
Hvordan opbevarer I vores mødedata?add
Vi indgår altid en databehandleraftale med vores kunder, så der er klarhed over, hvordan vi arbejder. Dataopbevaring er et spørgsmål om tillid og teknik. Vi opbevarer alle data krypteret efter internationale standarder, og vores procedurer er i al beskedenhed state of the art.
Hvilke møder egner FirstAgenda Prepare sig bedst til?add
FirstAgenda Prepare egner sig bedst til dokumenttunge møder som for eksempel bestyrelsesmøder, ledelsesmøder, byrådsmøder etc.
Kan jeg tage noter i FirstAgenda Prepare-appen, og kan andre se dem?add
Med FirstAgenda Prepare kan du droppe papirblokken og tage noter direkte i systemet – og de kan ikke ses af andre. På den måde bevarer du overblikket, og du har samtidig dine noter i et sikkert miljø.
Hvilke it-systemer integrerer FirstAgenda Prepare med?add
FirstAgenda Prepare kan integreres med næsten alle it-systemer. Vi integrerer for eksempel med de otte største ESDH-systemer i Danmark og alle ESDH-systemer i Norge. Det eneste krav vi stiller, er, at det eksterne system kan eksportere data.
Skal man have en iPad for at bruge FirstAgenda Prepare?add
Du kan både bruge FirstAgenda Prepare som en app på din iPad eller i en webversion, som kan åbnes på computer eller andre tablets. Du får den bedste oplevelse, når du forbereder dine møder på en iPad.
Få en præsentation af FirstAgenda Prepare. Bare tag fat på Caspar
Caspar Dommerby
Head of Commercial
+45 31 14 69 61
cdo@firstagenda.com
