Mötessekreterare
Spara tid på att publicera och hantera mötesdokument. Via ett otroligt enkelt användargränssnitt i FirstAgenda Prepare hanterar du processen med att skapa möten, publicera och användaråtkomst med några få klick.
Innan mötet
Integration till ÄHS
FirstAgenda Prepare integreras med alla vanliga ÄHS-system på marknaden. Dagordningar och dokument kan laddas ner automatiskt eller skapas direkt i FirstAgenda Prepare. Integrationen är enkel att ställa in och sedan överförs automatiskt dagordningar och protokoll från ditt system till Prepare. Överföringen sker säkert via FTPS eller HTTPS.
PDF-konvertering
Ni kan ladda upp alla filtyper till FirstAgenda Prepare (t.ex. Word, jpeg eller Excel). PDF-konverteringen är din försäkran om att alla dagordningar och bilagor verkar desamma och är läsbara när mötesdeltagarna gör sin förberedning till mötet på sin iPad eller dator.
Versionskontroll
Tack vare versionskontrollen i Prepare är du som mötessekreterare alltid säker på att mötesdeltagarna bara har tillgång till den senaste versionen av dagordningen. När du släpper en ny version kan mötesdeltagarna bara se den aktuella versionen. Tidigare versioner med föråldrad information har tagits bort från användargränssnittet så att det inte finns någon förvirring för läsaren. Vid publicering kan du välja att meddela användare.
Användarkontroll
I FirstAgenda Prepare tilldelar administratören de andra rollen som mötessekreterare, som har full kontroll över vilka användare som ska ha tillgång till dagordningar, artiklar och dokument. Du kan ytterligare skärpa säkerheten på konfidentiella punkter och dokument så att endast vissa personer har tillgång.
Granskning
Innan du gör dagordningen tillgänglig för mötesdeltagarna kan du låta utvalda medlemmar läsa igenom mötesmaterialet. I mötets granskningsläge kan de kommentera och meddela dig om eventuella ändringar i texten.
Efter mötet
Publicering av protokoll
Efter mötet publicerar du det godkända protokollet i FirstAgenda Prepare och några sekunder senare finns det tillgängligt i vår mötesapp, både i webb- och iPad-version. Om du har valt att använda vårt publicerings-API kommer protokollet även att finnas tillgängligt på din webbplats.
Automatisk publicering
I många organisationer finns krav på att både dagordningar och protokoll ska publiceras på nätet. Med FirstAgenda Prepare kan du underlätta den processen genom att sätta upp automatisk publicering för webbplatsen.
Sök i möteshistoriken
Med sökfunktionen har du alltid möjlighet att snabbt och enkelt hoppa tillbaka till tidigare möten och se dagordningar, bilagor, beslut och protokoll. Du behöver inte längre spendera tid att leta desperat i pappershögar, e-postmeddelanden och Word-dokument.
CASE
Med FirstAgenda Prepare har vi större frihet och det finns bra valuta för pengarna. Det är intuitivt och enkelt att använda och därför var det ett nöje att lära vår personal att använda den.
– Daniel Looney, IKT-chef
FAQ
Här kan du se några av de frågor, vi oftast får.
Är du nyfiken på att veta hur andre företag och organisationer använda FirstAgenda Prepare, så kolla i våra referenser.
Har du fler frågor?
Se vår supportsida.
Hur lagrar ni våra mötesdata?add
Vi ingår alltid ett databehandlingsavtal med våra kunder så att det blir tydligt, hur vi arbetar. Datalagring är en fråga om förtroende och teknik. Vi lagrar all data krypterad enligt internationella standarder, och våra procedurer är anspråkslöst - state of the art.
Vilka möten passar FirstAgenda Prepare bäst för?add
FirstAgenda Prepare passar bäst för dokumenttunga möten, som till exempel styrelsesmöten, ledamöten, kommunfullmäktiges möten o.s.v.
Kan jag ta anteckningar i FirstAgenda Prepare-appen och kan andra se dem?add
Med FirstAgenda Prepare kan du släppa pappersblocket och anteckna direkt i systemet - och de kan inte ses av andra. På detta sätt behåller du en översikt och samtidigt har du dina anteckningar i en säker miljö.
Vilka IT-system integrerar FirstAgenda Prepare med?add
FirstAgenda Prepare kan integreras med nästan alla IT-system. Vi integrerar till exempel med de åtta största ÄHS-systemen i Danmark och alla ÄHS-system i Norge. Det enda kravet vi gör är att det externa systemet kan exportera data.
Behöver du en iPad för att använda FirstAgenda Prepare?add
Du kan använda FirstAgenda Prepare som en app på din iPad eller i en webbversion som kan öppnas på en dator eller andra surfplattor. Upplevelsen är ungefär densamma oavsett om du använder webb- eller iPad-versionen.
Få en presentation av FirstAgenda Prepare. Ta tag i Aleksander
Aleksander Pedersen
Head of Sales & Partnerships
+45 24 48 47 89
alp@firstagenda.com
