För många år sedan satte de anställda i Region H och gjorde sina agendor i ett stort word -dokument. Det var en tidskrävande process som ofta innebar en fullständig redigering av dokumentet, om bara en enda punkt behövde ändras.
”Vi klippte och klistrade ihop våra agendor i Word på den tiden, men sedan kom FirstAgenda Management på scenen, som politikerna i huvudstadsregionen tyckte var smart. Vi saknade dock ett system som kunde visa mötena i politikernas iPad, och eftersom FirstAgenda Management sömlöst integreras med FirstAgenda Prepare var det ett snabbt beslut. Management uppfyllde våra krav och kunde genomföras inom vår korta tidsfrist ”, säger Lena Fredensborg, kommittésekreterare i Region Hovedstaden.
Funktioner och integrationer skapar full digital möteshantering
Det dagliga arbetet med mötesplanering har genomgått en riktig makeover, eftersom FirstAgenda Management, Workzone och FirstAgenda Prepare har länkats ihop i regionen.
”Det är enkelt att skapa, ta bort och återställa möten i Management, och det blir bara bättre ju fler kollegor vi får anslutat till lösningen. Vi har också gjort mötesmallar genom Management, så att fler av våra användare snabbt kan komma igång med att boka nya möten", säger Lena Fredensborg.
”Integrationerna till flera system är fantastiska att ha, eftersom vi använder Workzone och FirstAgenda Peprare hos oss och Management är ansluten till dem. Faktum är att jag nästan tycker att det är ett måste. Det finns flöde genom de olika systemen och det är nästan en hel produktsvit när det fungerar så här", förklarar Birger Rytcher Andersen, projektledare på Region H.
Det har varit ett utmärkt samarbete med FirstAgenda, både då och nu. Det har säkert också varit en fördel för oss att det nu har blivit en produkt med ett eget liv, som ständigt uppdateras. Systemet är relativt enkelt och är lätt att uppgradera när nya versioner kommer.
– Birger Rytcher Andersen, IT-ansvarig
Utvecklingen av lösningen är i linje med regionen
Själva implementeringen såg väldigt annorlunda ut än den gör idag, då Region H var en av de första kunderna som använde FirstAgenda Management. Då var det ett specialutvecklat system för enskilda kunder, men sedan dess har utvecklats till en oberoende prenumerationslösning.
”Det har varit ett utmärkt samarbete med FirstAgenda, både då och nu. Det har säkert också varit en fördel för oss att det nu har blivit en produkt med ett eget liv, som ständigt uppdateras. Systemet är relativt enkelt och är lätt att uppgradera när nya versioner kommer ut", förklarar Birger Rytcher Andersen, IT -chef i Region H.
”Vi hade ett mycket nära samarbete med FirstAgenda och de gjorde en stor insats för att driva våra arbetsflöden. På den tiden kan vi ha försökt för hårt att pressa in våra befintliga arbetsflöden i lösningen. Det var nog inte det bästa beslutet, men vi var lite bundna i tidigare arbetsprocesser. Nu måste vi dock uppgraderas, eftersom det ständigt produceras nya möten och lösningen används så mycket", avslutar Lena Fredensborg.
Det fortsatta samarbetet mellan regionen och FirstAgenda gynnar båda parter, eftersom Region H har spelat en stor roll i utvecklingen av viktiga funktioner som många nya kunder nu kan dra nytta av. Dessutom har de också varit "först i kön" för att få sina synpunkter hörda, eftersom de har varit trogna lösningen under den långa perioden.