Lillestrøm kommun har varit bland de första att ta sina kommunfullmäktiges möten helt digitalt. Detta har säkerställt effektivare möten i kommunfullmäktige och en smidig övergång för att fortsätta oförminskat från hemmakontoret.
"En stor applåder för företaget bakom FirstAgenda Live. Vi ser några barnsjukdomar, men vi är stolta över att vara en del av den digitala resan och tror inte att vi kan göra politiska möten i framtiden utan igen. Riktigt fin teknik med stor potential! ”
Så här lät det från Thor Grosås, företrädare för centrumpartiet i Lillestrøm Kommun, efter deras första repetition med FirstAgenda Live under ett kommunfullmäktiges möte. Men hur lyckades Lillestrøm komma före den så kallade "digitala demokratin"?
Strävan efter digitalisering
Lillestrøm Kommun önskade att ha en lösning som skulle ge dem möjlighet att visa förslag i kommunfullmäktige. I den här lösningen skulle det finnas en översikt som kunde streamas på storbildsskärmen, så att alla deltagare kunde följa förslagen i fråga samt skicka in sina egna förslag elektroniskt. Alla dessa initiativ skulle bidra till att skapa mer visuella och effektiva möten, både för deltagarna och för publiken.
Detta var ingångsvinkln som kommunen använde i sin sökning efter en lösning. De hade använt FirstAgenda Prepare sedan 2013 och stod inför en kombination av tre kommuner, så när de pratade högt om sina önskemål om en ny möteslösning hänvisades de till den nyutvecklade möteslösningen FirstAgenda Live. Det förvandlades till några introduktionsmöten där behov och önskemål från kommunen behandlades.
”Vi har känt att det fanns en mycket bra dialog, och även om vi har varit i pilotfasen under en lång period, känns det inte som om tiden används i onödan. De vet hur man får saker att fungera. Vi har testat lösningen vid riktiga möten och ger sedan feedback om vad vi tycker", säger Mari Bergersen, sektionschef i Lillestrøm Kommun.
Funktionen att ha en översikt över talartiden är ett bra verktyg för mötets ordförande, vilket även gäller digital votering. Det är mycket lätt för mötesordföranden att kunna se resultatet efter voteringen, och det hjälper också i protokollet. Men jag måste säga att det mest överraskande för mig som mötessekreterare är helt enkelt att förslagen ligger klar och är tydliga. Det fungerar så bra.
– Mari Bergersen, Sektionschef
Funktioner underlättar sekretariatets arbetsbelastning
Kommunen ansåg att FirstAgenda Live uppfyllde de krav de ställt för sitt kommande hållande digitala möten. Dessutom fanns det några extra förmåner vid lösningen som de inte hade förväntat sig.
"Förmågan att skicka in förslag elektroniskt är viktig, och den översikt som Live ger på talarlistan och den faktiska voteringen är också väldigt användbar", säger Mari Bergersen.
Den välkända Coronakrisen drabbade den nuvarande planen och därför var kommunen, tillsammans med FirstAgenda, tvungna att anpassa processen därefter.
“Corona gjorde hela pilotprojektet mycket aktuellt, så vi bestämde oss för att bara springa på FirstAgenda Live i samtidig med våra Team-möten. Den största fördelen med att lägga fram förslagen, för mig som mötesekreterare, är att alla förslag är klara på morgonen. Jag blir av med mejl och saker som är skrivna på papperslappar som du lätt kan förbise. Det är förvånande hur användbart det är", förklarar Mari Bergersen.
Men fördelarna med lösningen stannar inte här, eftersom mötets ordförande också känner fördelarna med den nya digitala metoden.
”Funktionen att ha en översikt över talartiden är ett bra verktyg för mötets ordförande, vilket även gäller digital votering. Det är mycket lätt för mötesordföranden att kunna se resultatet efter voteringen, och det hjälper också i protokollet. Men jag måste säga att det mest överraskande för mig som kommittésekreterare är helt enkelt att förslagen bara är tydliga. Det fungerar så bra", säger Mari Bergersen.
Framtiden för FirstAgenda Live ser ljus ut i Lillestrøm, och mottagningen från de olika användarna har varit positiv.
”Ett sådant verktyg får alltid mycket fokus om det inte fungerar, men alla är väldigt glada och tycker att det är något vi bör fortsätta använda i instanserna. Det ger oss bara bättre mötesledning", avslutar Mari Bergersen.
Vi är oerhört glada över att Lillestrøm kommun valde att börja denna resa med oss, både för att det hjälpte oss att optimera lösningen, men också för att det är ytterligare ett steg mot att göra digital demokrati till verklighet. Nu är vi verkligen glada att fortsätta resan med de coola, danska förstahandskommunerna, som vi håller på med att testa med.
Vill du veta mer om digital demokrati? Så kan Aleksander hjälpa!
Aleksander Pedersen
Senior Account Executive
+45 24 48 47 89