Cases

Agenda Management har gjort dagsordensproduktionen langt mere effektiv. Systemet er intuitivt og nemt at bruge, og der er et fint flow i processen fra dannelse af dagsordner til publicering af referater. Samtidig kan en dagsorden dannes på 10 sekunder, hvor det tidligere kunne tage 10 minutter, fordi de enkelte punkter skulle hentes ind fra Word.

Som bank bliver der stillet store krav til vores IT-sikkerhed. De krav kan vi indfri med FirstAgenda.

Med FirstAgenda slipper vi for omfattende papirhåndtering og stive forretningsgange – og det er en af de største fordele ved løsningen. Nu har vi stor fleksibilitet og kan komme med rettelser helt op til deadline uden at være nervøse for, om alle har modtaget de seneste ændringer.

Idag får våra styrelsemedlemmar den information de behöver på ett mycket enkelt sätt. De kan alltid hitta äldre dokument igen, och vi sparar snabbt en halv dag på förberedelserna. Dessutom sparar vi stora mängder papper.

FirstAgenda har givet økonomiske og tidsmæssige besparelser i administrationen, fordi vi ikke længere skal printe og sende mødedokumenterne ud til bestyrelserne før møderne. Vi har også markant færre, der ringer ind, fordi de ikke kan finde de rigtige dokumenter eller har spørgsmål til materialet.

Før vi brugte FirstAgenda til møderne, var papirstakken til et enkelt møde ofte mere end 30 centimeter høj. Derfor var jeg nødt til at rejse frem og tilbage over Storebælt med en kuffert fyldt med papir og røntgenbilleder. I dag har jeg alt på min iPad, og det er en enorm lettelse. 

Alla är nöjda med förändringen. Vi testade tre eller fyra andra mötesverktyg, men vi fortsatte att komma tillbaka till FirstAgenda Prepare. Här har vi större frihet och det finns bra valuta för pengarna. Det är intuitivt och lätt att använda och därför var det ett nöje att lära vår personal att använda det.

Jag blev mycket förvånad över hur snabbt det gick med implementeringen av systemet. Det tog mindre än två månader från det att vi bestämde oss för att använda FirstAgenda Prepare tills de första politikerna använde det för regionrådsmötena.

Funktionen att ha överblick över taletid är ett bra verktyg för mötesordföranden, vilket också gäller för digital votering. Det är mycket lätt för mötesordföranden att kunna se resultatet efter voteringen, och det hjälper också protokollet. Men jag måste säga att det mest överraskande för mig som instanssekreterare är helt enkelt att förslagen är tydliga. Det fungerar så bra.

De forskellige funktioner var meget tiltalende, herunder ikke mindst talerrækken, der lignede den, vi var vant til fra byrådssalen, og den digitale afstemning, der holder styr på de forskellige medlemmer.

Vi vidste at integrationen mellem FirstAgenda og Agenda Publication ville være hurtig og nem, og da vi så hvor godt Publication fungerede på andre kommuners hjemmesider, så var det en nem beslutning.

Det går utroligt hurtigt at publicere en dagsorden gennem Publication, og vi kan med det samme se, om en dagsorden er lagt rigtigt op på hjemmesiden. Før kunne vi sidde i flere timer og vente på, at der kom hul igennem.

Muligheden for at abonnere gør det nemmere for den enkelte borger at følge med i kommende møder og vigtige beslutninger. Det er en feature, vi altid har været glade for.

Løsningen er brugervenlig og intuitiv, og den skaber en god oplevelse for vores borgere. Der er ingen tvivl om, at vi med Agenda Publication er trådt ind i en ny tidsalder.

Det har helt sikkert været en agil proces fra start til slut. Der gik ikke lang tid fra det øjeblik, vi spurgte ind til muligheden om den nye funktion, til at Ditmer begyndte arbejdet med at understøtte vores behov.

Jo mere det ligner SMS, jo nemmere er det. Derfor har jeg lagt app’en ned ved siden af SMS-ikonet på min mobil, og det gør det super nemt at hoppe ind og tjekke en besked.

De unge virker til at være glade for brugen, da det er noget, som er nemt og genkendeligt for dem. LetDialog minder jo om andre chatsystemer, der er velkendte for dem, og både de unge og medarbejderne var hurtige til at tage løsningen til sig.

LetDialogs umiddelbare simplicitet i brug og intuitive design der mindede om chat funktioner som Messenger, hvilket borgerne er meget bekendte med, var store overtalelsesfaktorer for os.

Det har givet god mening for de unge, fordi de er vant til det. Det er den nemmeste måde at få kontakt til dem på, da de får en notifikation og kan tjekke beskeden med det samme, eller når det passer dem.

Medarbejderne har nu en dedikeret kanal med ét særskilt fokus. LetDialog giver mig et godt overblik over de sager og dialoger, som er I gang. Systemet gør det også nemt at dokumentere, når en sag har krævet særlig opmærksomhed, og der har været iværksat særlige tiltag.

Borgerne kan eksempelvis sende billeder eller dokumenter direkte til deres sagsbehandler, hvilket letter kommunikationen. Vores erfaring er, at mange borgere ofte har brug for at skrive uformelt med kommunen i hverdagssprog, fordi mange ikke forholder sig til deres E-boks. Det er også let for borgerne at give samtykke til at deltage via NemID, hvilket er en stor fordel.

LetDialog blev indkøbt for at skaffe en nem og sikker kommunikationsløsning mellem borgere, pårørende, samarbejdspartnere og sagsbehandlere. Dette har vi i høj grad fået.