Hillerød kommune skulle bytte ut til et nytt sak- og arkivsystem. Som et ledd i flytteprosessen bestemte kommunen seg for å tenke nytt rundt hvordan dagsordener og referater publiseres på kommunens nettsider. Målet var å finne en løsning som var enkel og oversiktlig å bruke for innbyggerne. Et viktig krav var at innbyggerne skulle kunne abonnere på viktige dagsordener, oppdateringer og motta e-poster når et referat var tilgjengelig.
Etter en vurdering av mulige løsninger falt valget på FirstAgenda Publication. Løsningen utmerket seg ved å ha funksjoner som gjorde innbyggerne i stand til å abonnere på dagsordener og saker fra politiske utvalg, og videre printe et samlet dokument med all relevant informasjon de fant selv.
Muligheten for å abonnere gjør det enklere for den enkelte innbygger å følge med i kommende møter og viktige vedtak. Det er en funksjon vi alltid har likt godt.
– Bente Jensen, juridisk konsulent
Enkel integrasjon med kommunens systemer sikret enkel arbeidsflyt
Hillerød kommune hadde før sitt skifte av sak- og arkivsystem implementert FirstAgenda Prepare, som brukes til å innsamle møtedokumenter og forberede dagsordener. Da FirstAgenda Publication er fullt integrerbart med FirstAgenda Prepare, kunne Hillerød kommune enkelt styre både forberedelser, avholde mæter og etterfølgende sende referatet til offentlig publisering. Samtidig sikret kommunen at eventuelle endringer i dagsordener og referater automatisk ble endret på nettsidene når de ble endret i Publication.
“FirstAgenda Publication spiller sammen med våre andre dagsordensystem, blant annet FirstAgenda Prepare, så vi kan styre hele arbeidsprosessen," sier Bente Jensen, juridisk konsulent i Hillerød kommune.
Agilt samarbeid sikret rask implementering
Dette ble starten på et samarbeid med formål om å få implementert Publication så raskt og enkelt som mulig.
"Vi har gjennom hele prosessen hatt et god samarbeid med FirstAgenda, og prosessen med å implementere Publication har vært enkel og smidig.", sier Bente Jensen, juridisk konsulent i Hillerød kommune. Dette har resultert i en løsning med godt samspill med kommunens eksisterende system og som har høstet god feedback fra innbyggerne.
"Responsen fra innbyggerne har vært god, og nå har vi en dialog om å gjøre FirstAgenda Publication enda bedre," avslutter Bente Jensen.
Vil du vite mer om det digitale demokratiet? Da kan du ta kontakt med Vickie
Vickie Jo Ringgaard
Kundeansvarlig - Kommuner & Regioner
+45 20 22 15 85