Esbjerg kommune ønsket seg en enkel og effektiv digitalisering av deres dagsordener, som samtidig kunne fungere i samspill med eksisterende systemer. En smidig og effektiv samarbeidsprossess sikret at dette ble realiteten.
Arbeidet med referater vil ofte være en møysommelig prosess preget av utallige manuelle arbeidsganger, noe som var gjenkjennbart også i Esbjerg kommune. Her hersket det stor frustrasjon blant ansatte over mengden av involvert arbeid når et gitt referat skulle publiseres offentlig. Arbeidsgangen tok tid, og den ansvarlige sekretæren skulle se til at alle aktiviteter ble gjort til riktig tid. Når kommunen tok i bruk nye nettsider, ble det også et høyere krav om digitalisering av dagsordenpubliseringer.
Kjennskap til løsningen effektiviserte prosessen
Esbjerk kommune brukte allerede FirstAgenda Prepare for å planlegge og administrere møter, og da FirstAgendas publiseringsverktæy Publication enkelt kunne integreres med løsningen, var det ikke langt fra behovet hadde meldt seg til et møte fant sted med FirstAgenda. Her ble Publication presentert for representanter for kommunen, og det ble etterfølgende etablert et effektivt samarbeid om implementeringsprosessen mellom kommunen og FirstAgenda.
"Presentasjonen var enkel og god, og vi så raskt at mange av våre behov ble dekket i Publication. FirstAgenda introduserte straks prosjektlederen, og dermed var det tempo i implementeringen," sier Martin Vinter, digitaliseringskonsulent i Esbjerg Kommune.
Det har helt klart vært en agil prosess fra start til slutt. Det tok ikke lang tid fra det øyeblikket vi spurte om muligheten for denne funksjonen før FirstAgenda arbeidet med å levere til vårt behov.
– Martin Dahlstrøm Vinter, Digitaliseringskonsulent
Suksessfull implementering sikrer effektiv journalføring
Etter oppstartsperioden var over, og bruk av løsningen var integrert i den daglige driften, begynte kommunen å identifisere en spesifikk problemstilling som var unik i deres dagslige arbeidsgang, og som derfor ikke var en standard i FirstAgenda Publication. Dette var et ønske om å tilpasse publiseringstidspunktet for dagsordenvarsler for å gjøre etterfølgende journalføring enklere.
"Det har helt sikkert vært en agil prosess fra start til slutt. Det tok ikke lang tid fra vi spurte inn om den nye funksjonen før FirstAgenda startet arbeidet med å understøtte våre behov," sier Martin Vinter.
I det daglige arbeidet har FirstAgenda Publication fjernet flere manuelle prosesser, og dermed redusert antallet irritasjonsmomenter i publisering av dagsordener. Den effektive implementeringen av løsningen i kommunens arbeidsflyt har gitt de ansvarlige for løsningen hos god oversikt.
"Publication har satt fart på mange av våre arbeidsproosesser, og sørget for at vi slipper mye intern knoting," avslutter Martin Vinter.
Vil du vite mer om det digitale demokratiet? Ta kontakt med Vickie
Vickie Jo Ringgaard
Kundeansvarlig - Kommuner & Regioner
+45 20 22 15 85