I februar 2021 tok Hadsel kommune i bruk deres nye møteløsning, FirstAgenda Prepare. Kommunen trengte en intuitiv løsning som kunne oppfylle behovet for sluttbrukerne, og noe som enkelt kunne implementeres i organisasjonen:
”Det som har fungert aller best var at vi ikke trengte å bruke masse tid på opplæring. Vi har ikke ressurser til å kjøre tung opplæring, så derfor var det positivt og viktig for oss at systemet var så intuitivt og enkelt å komme i gang med”
- Heidi Torkildson Ryste - Fagleder for kommunikasjon, arkiv og politisk sekretariat
Med integrasjonen til kommunens sak- og arkivsystem overføres dagsordenene med tilhørende møtepapirer og vedlegg enkelt til Prepare. Møtesekretærene kan med få klikk publisere dagsordener ut til politikere og utvalgsmedlemmer.
Av andre fordeler nevner Heidi Torkildson Ryste blant annet:
”Systemet gjør det enkelt for administratorer å gjøre endringer på innstillingene på bruker- og utvalgsnivå. Samtidig er det veldig god support fra FirstAgenda – særlig i oppstarten når man trenger hjelp raskt.”
Hadsel kommune anbefaler
I forhold til implementeringen og oppstarten har Heidi Torkildson Ryste også et par anbefalinger til organisasjoner som skal ta løsningen i bruk:
”Jeg vil anbefale andre å innføre en kort opplæring i Prepare tett opp mot de første møtene, hvor møtedeltakerne skal benytte løsningen for første gang. På den måten glemmer de ikke å opprette bruker på forhånd, da disse e-postene ellers risikerer å bli glemt nederst i innboksen.”
Heidi Torkildson Ryste forteller også at Hadsel kommune har hatt god erfaring med å få tilført litt ekstra brukerstøtte på de første møtene:
”Det er alltid noen brukere som har bruk for litt mer hjelp enn andre i forhold til det tekniske. Derfor kan det anbefales å ha en kollega i beredskap på de første møtene, slik at alle får en god opplevelse.”
Det som har fungert aller best var at vi ikke trengte å bruke masse tid på opplæring. Vi har ikke ressurser til å kjøre tung opplæring, så derfor var det positivt og viktig for oss at systemet var så intuitivt og enkelt å komme i gang med.
- Heidi Torkildson Ryste - Fagleder for kommunikasjon, arkiv og politisk sekretariat
Flere ønsker til digitalisering av møteområdet
Hadsel kommune har nå benyttet FirstAgenda Prepare i et halvt års tid og har nå opparbeidet god erfaring med løsningen. Flere behov banker derfor nå på døren – blant annet muligheten for at politikerne kan stille forslag og votere digitalt.
Derfor skal kommunen i den kommende perioden nå teste ut løsningen FirstAgenda Live, som er et selvstendig produkt i den samlede møtepakken. Live gir blant annet politikerne mulighet for å votere digitalt, sende inn forslag og registrere inhabilitetsvurderinger og mere til.
”Funksjonene i FirstAgenda Live blir spennende å teste, da vi ønsker votering inn som en del av vår digitale løsning”
Om Hadsel kommune
Hadsel kommune ligger midt i grenseland mellom Lofoten og Vesterålen og er en av Norges største øykommuner i nord. Kommunen huser 8.100 innbyggere, hvor største del av innbyggerne bor på Hadseløya.