I det irske havet ligger den selvstyrte øya Man. I hovedstaden Douglas har byrådet tatt FirstAgenda Prepare i bruk, og introduksjonen har vært litt av en overgang.
Tidligere ble alle dokumenter printet, innen de manuelt ble stiftet sammen og sendt eller levert til møtedeltakerne. Det var en tidkrevende prosess hvor en medarbeider raskt kunne bruke to eller tre dager på å forberede all dokumentasjon. Ved å ta i bruk Prepare er den prosessen betydelig lettere - akkurat som bunkene med papir også har blitt.
Byrådet er spesielt fornøyde med at alle møtedokumenter arkiveres, og at det i løsningen også er mulig å inkludere bilder av høy oppløsning. Før ble alle bilder scannet og printet - som ble både dyrt og av dårlig kvalitet. I Prepare kan man zoome inn på kart og bilder, og det hjelper byrådet til å gjøre bedre vedtak.
En annen fordel er at det er mulig å gjøre endringer i dagsorden helt til siste øyeblikk. En slik endring betydde tidligere at vedtak måtte utsettes til neste møte, noe som unngås nå.
"Jeg vil anbefale FirstAgenda Prepare til et hvilket som helst byråd eller kommune som overveier å bli mer digitale. Det sparer oss for både tid og penger", sier Daniel Looney, IKT-leder i Douglas kommune.
Alle er fornøyde med skiftet. Vi testet tre eller fire andre møteverktøy, men vi vendte hele tiden tilbake til Prepare. Her har vi større frihet og får mye for pengene. Det er intuitivt og enkelt å benytte, og derfor var det en fornøyelse å lære opp kolleger til å bruke det.
- Daniel Looney, IKT-leder