Lillestrøm kommune har vært en av de første til å gjøre kommunestyremøtene sine fulldigitale. Dette har sørget for mer effektive møter i kommunestyresalen, og gitt en god overgang til å fortsette møteaktivitet på hjemmekontoret.
"Stor applaus til firmaet bak FirstAgenda Live. Vi ser noen barnesykdommer, men vi er stolte av å være med på den digitale reisen og tror ikke vi kan ha politiske møter uten Live igjen. Veldig fin teknologi med stort potensiale!"
Dette sa Senterpartiets representant, Thor Grosås, i Lillestrøm kommune etter deres første generalprøve med FirstAgenda Live i kommunestyret. Men hvoran lykkes det Lillestrøm å komme i forkant med det digitale demokratiet?
Strber etter digitalisering
Lillestrøm kommune ønsket en løsning som ville gi dem mulighet for å vise forslag i kommunestyresalen. I denne løsningen skulle det være en oversikt som kunne streames på storskjerm, slik at alle deltakere ville kunne følge med i gjeldende forslag, samt sende inn egne forslag digitalt. Alle disse tiltakene skulle bidra med å skape mer visuelle og mer effektive møter for både deltakere og publikum.
Dette var inngangene som kommunen brukte i deres jakt etter en løsning. De hadde siden 2013 brukt FirstAgenda Prepare, og sto foran en kommende kommunesammenslåing som alle snakket om sine ønsker til en digital møteløsning, ble det henvist til den nyutviklede løsningen FirstAgenda Live. Det ble til noen innledende møter hvor behov og ønsker fra kommunen ble drøftet.
"Vi har følt det har vært en svært god dialog, og selv om vi har vært i pilotfasen over en lenger periode, føles det ikke som om at tiden har blitt brukt unødvendig. De vet hvordan tingene skal lages og skal fungere. Vi har testet løsningen på skikkelige møter, og gir så tilbakemelding på hva vi syns etterpå", forteller Mari Bergersen, seksjonssjef i Lillestrøm kommune.
Funksjonen med å ha oversikt over taletiden er et god hjelpemiddel for møtelederen, og det samme gjelder for de digitale voteringene. Det er enkelt for møteleder å kunne se resultater etter en avstemning, og det hjelper også på protokollføringen. Men jeg må si at det mest overraskende på meg som utvalgssekretær, er hvordan forslagene ligger klar. Det fungerer veldig godt!
– Mari Bergersen, seksjonssjef
Funsjoner letter arbeidsmengden for sekretariatet
Kommunen følte at FirstAgenda Live oppfylte de kraene de hadde satt for deres kommende diogitale møteavholdelse. Dessuten var det et par ekstra frynsegoder ved løsningen som de ikke hadde forutsett.
"Muligheten for å sende forslag inn elektronisk er viktig, og oversikten som Live gir på talerlisten og votering er også veldig nyttig i møtene, sier Mari Bergersen.
Det egentlige forløpet som ble planlagt for implementering, falt inn i starten på koronapandemien, og derfor måtte kommunen i fellesskap med FirstAgenda tilpasse prosessen deretter.
"Korona gjorde hele piloteringen svært aktuell, og vi bestemte oss for å kjøre på med FirstAgenda Live i samspill med møter i Teams. Den største fordelen ved innsending av forslagene for meg som møtesekretær, er at alle forslag ligger klar om morgenen. Jeg slipper masse e-poster og papirlapper. Det er overraskende hvor nyttig det har vært", fortsetter Mari Bergersen.
Men fordelene ved løsningen stopper ikke her, da møtelederen også har merket utbyttet ved den nye digitale tilgangen.
"Funksjonen med å ha oversikt over taletiden er et godt hjelpemiddel for møtelederen, det samme med digitale voteringer. Det er enkelt for møtelederen å se resultatene etter en avstemning, og det føres også riktig i protokollen. Men det mest overraskende på meg som møtesekretær, er hvordan forslag fra politikerne ligger klar. Det fungerer veldig godt!", sier Mari Bergersen.
Fremtiden for Agenda Live ser lys ut i Lillestrøm, og mottakelsen hos brukerne har også vært positiv.
"Et slikt verktøy får jo alltid mye fokus hvis det ikke virker, men alle er veldig fornøyde og syns vi skal fortsette å bruke det i utvalgene. Det gir oss en bedre møteledelse", avslutter Mari Bergersen.
Vi er utrolig glade for at Lillestrøm kommune valgte å starte på denne reisen sammen med oss, både fordi det hjalp oss å optimere læsningen, men også fordi det er enda et skritt i retning det digitale demokratiet. Nå er vi spendte på å fortsette reisen med enda flere nye kunder som piloterer.
Vil du vite mer om det digitale demokratiet? Da vil Aleksander hjelpe deg!
Aleksander Pedersen
Head of Sales & Partnerships
+45 24 48 47 89