Gladsaxe kommune

Digitalt gjennomførte byrådsmøter

Gladsaxe kommune sto ved inngangen til koronapandemien og manglet en løsning som kunne understøtte byrådsmøtene når man ikke kunne avholde møter fysisk. Med implementeringen av FirstAgenda Live har de nå kunne avholde møtene enkelt og sikkert fra hjemmekontoret, og har et verktøy å ta med tilbake i den fysiske byrådssalen.

Håndsopprekning på nett

Da pandemien sendte innbyggerne til hjemmekontoret sto det raskt klart for Gladsaxe kommune at de måtte finne en alternativ måte å holde byrådsmøter på. Det var nødvendige møter uavhengig av smittesituasjonen, og derfor ble det raskt igangsatt nye måter å jobbe på. 

"Vi startet med å avholde våre møter på Teams hvor man ba om ordet via chatfunksjonen, men det var ikke alltid ideelt. Det var vanskelig å se rekkefølgen på de som ville ha ordet. Voteringer var vanskelige, da vi ikke kunne ha oppe alle medlemmer på skjermen via Teams", sier sekretariatsmedarbeider Tina Boldt fra Gladsaxe kommune. 

Da FirstAgenda tilbydde løsningen FirstAgenda Live gratis i tre måneder, var det nettopp for å imøtekomme disse utfordringene, og kommunen var raske med å slå til. 

"De  ulike funksjonene var tiltalende, særlig talerlisten som lignet den vi kjenner fra de fysiske møtene. Den digitale voteringen holder styr på de ulike medlemmer. FirstAgenda satte opp hele systemet på en halv dag, og etter et par timens sondering i systemet hadde vi allerede neste kveld det første møtet i systemet", fortsetter Tina Boldt. 

De ulike funksjonene var veldig tiltalende, og talerlisten lignet den vi kjente fra den fysiske byrådssalen. Den digitale voteringen holder oversikt over alle medlemmene.

  Tina Boldt, Sekretariatsmedarbejder

Mindre administrativt arbeid

Etter å ha brukt løsningen en stund, kan Tina Boldt fortelle om fordelene ved å benytte FirstAgenda Live.

"Vi kan følge med på storskjerm, og det er generelt en god og sikker oversikt over alt fra talerliste til votering. Man kan bedre vite sikkert alle individuelle stemmer, fordi deltakerne skal klikke på sitt valg fremfor å rekke opp hender. Hvis en deltaker har forslag som skal til behandling underveis i møtet, kan de utarbeide dem fpå forhånd og legge dem inn i Live før møtet, eller sende dem underveis i møtet. Som administrativt ansatt er det helt enkelt genialt," forteller Tina Boldt. 

Funksjonene har ikke gått på bekostning av brukervennligheten, og Boldt fremhever også hvor enkelt systemet er å bruke: 

"Det har vært overraskende å se hvor raskt vi kunne innføre verktøyet uten noe oppstyr. Det er enkelt å forklare hvordan brukerne skal ta fatt på deres del av systemet, og det er veldig enkelt for alle å få til."

Fremtidens møter 

Fremtiden er usikker i en pandemi, og det er også dens følger, men hva angår virtuelle og fysiske møter, er Tina Boldt overbevist om at løsninger som FirstAgenda Live er essensielle. 

"Det fungerer som en god erstatning for vårt nåværende system, særlig fordi vi tidligere var avhengige av mikrofoner og knapper til hver enkelt deltaker. Vi gleder oss til å ha byrådsmøter fysisk igjen, og dette systemet kan også brukes når vi igjen møtes i byrådssalen", avslutter Tina Boldt. 

En vesentlig del av FirstAgenda Live er understøttelsen på storskjermer i byrådssalen, som er med på å gi et enkelt og greit overblikk for mætet, både i forbindelse med votering, hva som debatteres her og nå og talerlistene. 

Tilbake til cases

Vil du vite mer om det digitale demokratiet? Da vil Morten hjelpe deg! 


Morten Randrup
Head of Meeting Solutions
+45 87 34 44 50

Skriv til Morten

keyboard_arrow_up