Lillestrøm Kommune

Lillestrøm går forrest i det digitale demokrati

Lillestrøm Kommune har været blandt de første til at tackle deres byrådsmøder fuldkommen digitalt. Dette har sørget for mere effektive møder i byrådssalen, og en glidende overgang til at fortsætte ufortrødent fra hjemmekontoret.

”En stor applaus til firmaet bag FirstAgenda Live. Vi ser nogen børnesygdomme, men vi er stolte af at være med på den digitale rejse og tror ikke vi kan gøre politiske møder fremover uden igen. Virkelig fin teknologi med stort potentiale!”

Sådan lød det fra Thor Grosås, repræsentant for Senterpartiet i Lillestrøm Kommune, efter deres første generalprøve med FirstAgenda Live under et byrådsmøde. Men hvordan var det lykkedes Lillestrøm at komme på forkant med det såkaldte ”digitale demokrati”?

Stræben efter digitalisering

Lillestrøm Kommune ønskede en løsning, der ville give dem mulighed for at vise forslag i kommunestyresalen. I denne løsning skulle der være en oversigt der kunne streames på storskærm, således at alle de deltagende ville kunne følge med i de pågældende forslag, samt indsende egne forslag elektronisk. Alle disse tiltag skulle bidrage med at skabe mere visuelle og effektive møder, for både de deltagende og for publikum.

Dette var indgangsvinklen, som kommunen brugte i deres søgen efter en løsning. De havde siden 2013 brugt FirstAgenda Prepare, og stod foran en kombination af 3 kommuner, så da de snakkede højt om deres ønsker til en ny mødeløsning, blev de henvist til den nyudviklede mødeløsning FirstAgenda Live. Det blev til nogle indledende møder, hvor behov og ønsker fra kommunen blev vendt.

”Vi har følt at der var en vældig god dialog, og selvom vi har været i pilot-fasen over en længere periode, så føles det ikke som om at tiden bruges unødvendigt. De ved hvordan tingene skal laves og skal virke. Vi har testet løsningen på rigtige møder, og giver så tilbagemelding på hvad vi synes” fortæller Mari Bergersen, Sektionschef i Lillestrøm Kommune.

Funktionen med at have overblik over taletiden er et godt hjælpemiddel for mødelederen, hvilket også gør sig gældende for den digitale votering. Det er vældig nemt for mødelederen at kunne se resultatet efter endt votering, og det hjælper også på protokollen. Men jeg må sige det mest overraskende for mig som udvalgssekretær simpelthen er at forslagene bare ligger klar. Det fungerer så godt.

 Mari Bergersen, Sektionschef

Funktioner letter arbejdsbyrden for sekretariat

Kommunen følte, at FirstAgenda Live opfyldte kravene, de havde sat sig for til deres kommende digitale mødeafholdelse. Derudover var der lidt ekstra frynsegoder ved løsningen, som de ikke havde forudset.

”Muligheden for at sende forslagene ind elektronisk er vigtig, og oversigten som Live giver på talerlisten og selve voteringen er også virkelig nyttig” siger Mari Bergersen.

Det egentlige forløb som blev planlagt ramte ind i den velkendte Coronakrise, og derfor måtte kommunen i fællesskab med FirstAgenda rette processen til derefter.

”Corona gjorde hele piloteringen meget aktuel, så vi bestemte os for bare at køre på med FirstAgenda Live i samsspil med vores Teamsmøder. Den største fordel ved indsendingen af forslagene, for mig som mødesekretær, er at alle forslagene ligger klar om morgenen. Jeg slipper for e-mails, og ting som er skrevet på papirlapper som man nemt kan overse. Det er overraskende hvor nyttigt det er” uddyber Mari Bergersen.

Men fordelene ved løsningen stopper ikke her, da mødelederen også har mærket udbyttet ved den nye digitale tilgang.

”Funktionen med at have overblik over taletiden er et godt hjælpemiddel for mødelederen, hvilket også gør sig gældende for den digitale votering. Det er vældig nemt for mødelederen at kunne se resultatet efter endt votering, og det hjælper også på protokollen. Men jeg må sige det mest overraskende for mig som udvalgssekretær simpelthen er at forslagene bare ligger klar. Det fungerer så godt” siger Mari Bergersen.

Fremtiden for Agenda Live ser lys ud i Lillestrøm, og modtagelsen hos de forskellige brugere har været positiv.

”Sådan et værktøj får jo altid meget fokus, hvis det ikke virker, men alle er vældig fornøjede og synes, at det er noget vi skal fortsætte med at bruge i udvalgene. Det giver os bare en bedre mødeledelse” slutter Mari Bergersen.

Vi er utroligt glade for at Lillestrøm Kommune valge at starte på denne rejse med os, både fordi det hjalp os med at optimere løsningen, men også fordi det er endnu et skridt mod at gøre det digitale demokrati til en realitet. Nu er vi rigtig spændte på at fortsætte rejsen med de seje, danske first-mover kommuner, som vi nu har i test.

Tilbage til cases

Vil du vide mere om det digitale demokrati? Så kan Morten hjælpe!


Morten Randrup
Head of Meeting Solutions
+45 87 34 44 50

Skriv til Morten

keyboard_arrow_up