Gladsaxe Municipality

Digital afholdelse af byrådsmøder

Gladsaxe Kommune stod i skyggen af Coronakrisen og manglede en løsning, der kunne understøtte byrådsmøder på trods af de fysiske udfordringer. Med implementeringen af FirstAgenda Live har de nu kunnet afholde møderne nemt og sikkert fra hjemmekontoret, og har et værktøj der kan bringes med tilbage i byrådssalen.

Håndsoprækning via internettet

Da coronakrisen bandt borgerne til deres hjemmekontorer, stod det hurtigt klart for Gladsaxe Kommune, at de var nødt til at finde en alternativ måde at afholde byrådsmøder på. Det var nødvendigt at mødes på trods af epidemien, og derfor blev der hurtigt igangsat en nødløsning.

”Vi begyndte med at afholde vores møder over Microsoft Teams med anmodning om ordet via chat-funktionen, men det var ikke altid ideelt, fordi det var svært at se, i hvilken rækkefølge medlemmerne havde bedt om at få ordet. Afstemninger var også svære, da det kan være vanskeligt at have alle medlemmerne fremme på skærmen via Teams” siger sekretariatsmedarbejder Tina Boldt fra Gladsaxe Kommune.

Da FirstAgenda tilbød løsningen FirstAgenda Live gratis i 3 måneder, var det netop for at imødegå disse udfordringer, og kommunen var hurtige til at slå til.

”De forskellige funktioner var meget tiltalende, herunder ikke mindst talerrækken, der lignede den, vi var vant til fra byrådssalen, og den digitale afstemning, der holder styr på de forskellige individer. FirstAgenda satte hele systemet op på én halv dag, og efter et par timers sondering i systemet havde vi allerede næste aften det første møde gennem systemet,” uddyber Tina Boldt.

De forskellige funktioner var meget tiltalende, herunder ikke mindst talerrækken, der lignede den, vi var vant til fra byrådssalen, og den digitale afstemning, der holder styr på de forskellige medlemmer.

  Tina Boldt, Sekretariatsmedarbejder

Mindre administrativt arbejde

Efter at have brugt løsningen i et godt stykke tid, kan Tina Boldt tydeligt udpege fordelene ved at bruge FirstAgenda Live.

”Vi kan følge med på storskærm, og der er generelt et godt og sikkert overblik over alt fra talerrække til afstemninger. Man kan bedre vide sig sikker på alle de individuelle stemmer, fordi deltagerne blot skal trykke deres valg ind istedet for fysisk at række hænderne i vejret. Hvis en deltager har forslag, der skal behandles til mødet, kan de udarbejde dem på forhånd og lægge dem i FirstAgenda Live før mødet eller bringe dem op undervejs. Som administrativ medarbejder er det ganske enkelt genialt,” forklarer Tina Boldt.

Funktionerne har dog ikke kostet noget af brugervenligheden, og Tina Boldt påpeger, at systemet er simpelt i brug:

”Det har været en overraskelse, hvor hurtigt vi kunne indføre det uden ballade. Det er nemt at forklare, hvordan de forskellige brugere skal gribe deres del af systemet an og ganske enkelt simpelt at gå til.”

Fremtiden for mødeafholdelse

Fremtiden er usikker takket være coronakrisen og dens følgevirkninger, men hvad angår virtuelle og fysiske møder, er Tine Boldt overbevist om, at løsninger som FirstAgenda Live er essentielle.

”Det fungerer som en god erstatning for vores nuværende system, især fordi vi tidligere var afhængige af mikrofoner og knapper til hver enkelt deltager, hvor denne løsning kan sættes op i vores nuværende system og er portabelt. Vi vil selvfølgelig foretrække at afholde byrådsmøderne fysisk, når krisen er ovre, men det her system kunne sagtens rykkes med tilbage i byrådssalen,” slutter Tina Boldt.

En væsentlig del af FirstAgenda Live er understøttelsen af storskærme i netop byrådssalen, som er med til at give et let og hurtigt overblik for mødet både i forhold til afstemninger, hvad der debateres her og nu og talerlister.

Tilbage til cases

Vil du vide mere om det digitale demokrati? Så tag fat i Vickie

Vickie Jo Ringgaard
Kundeansvarlig - Kommuner & Regioner
+45 20 22 15 85

Skriv til Vickie

keyboard_arrow_up